Wat is de verhouding tussen digitale en papieren facturen in de Brusselse administratie?

BFB werkt samen met easy.brussels, Connect-IT, het Vlaams Gewest en de federale overheid (BOSA) aan de dematerialisatie van de facturen. Sinds 2016 kunnen leveranciers hun facturen in PDF-formaat per e-mail en in XLM-formaat via het Mercurius-portaal versturen.

De integratie van de GOB in het Gewestelijk SAP-platform heeft het mogelijk gemaakt zijn acties te coördineren met alle andere organisaties die reeds op het platform aanwezig zijn en aldus sneller vooruitgang te boeken met de dematerialisatie.

In 2021 is de verhouding tussen digitale en papieren facturen voor de GOB’s als volgt. :

Wat is het percentage facturen dat leveranciers in elektronisch formaat verzenden?

Sinds 2019 zijn alle gewestelijke besturen en instellingen geregistreerd op het MERCURIUS-platform en kunnen ze dus elektronische facturen ontvangen.

Na de ontvangstfase hebben de GOB en alle administraties die het instrument "Gewestelijk SAP" gebruiken, hun hele factuurverwerkingsproces gedematerialiseerd.

Toch wordt slechts een klein deel van de door leveranciers verzonden facturen in elektronisch formaat verstuurd.

Het percentage elektronische facturen van leveranciers is als volgt:

Wat is de evolutie sinds de Brusselse Regering een omzendbrief heeft aangenomen (omzendbrief van 3 juli 2020) voor de oplegging ervan in het kader van overheidsopdrachten?

Elk jaar stijgt het percentage documenten dat in elektronisch en PDF-formaat wordt ontvangen. Deze tendens was al zichtbaar voordat de omzendbrief werd ingevoerd.

Sinds 2020 is het percentage Mercurius (XML) e-facturen voor organisaties die deel uitmaken van het Gewestelijk SAP-platform gestegen van 6% naar 22% (juni 2022).

De onderstaande percentages hebben betrekking op alle verwerkte facturen. Het is echter niet mogelijk facturen in verband met overheidsopdrachten af te zonderen. Deze zijn in de database niet gelabeld als "overheidsopdrachten"-facturen. Het is dus niet mogelijk om ze te onderscheiden.

In de onderstaande grafiek wordt het aantal ontvangen elektronische facturen weergegeven (staafjes) en het percentage van elektronische facturatie (lijn):

Wat is het effect op de betalingstermijnen? Wat is het verschil tussen de betalingstermijn/ verwerkingstijd van de betaling door de Regering sinds de overschakeling op het elektronische formaat?

De overschakeling op elektronische facturering heeft geen significante gevolgen gehad voor de verwerkingstijd van facturen door de GOB's. De interne verwerking van documenten (papier, PDF, elektronisch) is immers al enkele jaren gedigitaliseerd. De termijn voor de ontvangst van facturen is echter verbeterd sinds de uitvoering van deze maatregel. Hierdoor is de betalingstermijn verbeterd (verzendtijd + verwerkingstijd = betalingstijd).

Ter herinnering: er is een aanzienlijk verschil tussen de facturen in PDF-formaat die per e-mail worden verzonden en de elektronische facturen in XML-formaat die, naast de digitalisering, een grotere automatisering van de verwerking ervan mogelijk maken.

Dankzij de administratieve vereenvoudiging kunnen leveranciers hun facturen in PDF- of XML-formaat verzenden. Leveranciers kiezen het medium waarin zij hun facturen willen verzenden.

In het kader van de overheidsopdrachten is verzending via een elektronisch XML-medium nu echter vereist.

Voor de boekhoudkundige entiteit van de GOB’s:

Facturen worden geacht te laat betaald te zijn wanneer de verwerkingstijd tussen de datum van ontvangst van de factuur door de GOB en de betaling ervan meer dan 30 dagen bedraagt. Deze termijn kan echter worden verlengd tot 45 dagen of 60 dagen indien deze facturen betrekking hebben op overheidsopdrachten.

Voor het jaar 2021 lag het gemiddelde betalingsachterstandspercentage tussen 4,65% en 13,36%. In 2020 bedroeg deze waarde 23,37%.

De gemiddelde betalingstermijn in dagen in 2021: 38,09 dagen

De berekeningsmethode tussen 2019 en 2020 is echter gewijzigd:

- in 2019: de waarde van de vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 35 dagen na de datum van uitgifte van de factuur wordt betaald.

- in 2020: de waarde van de vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur wordt betaald.

De verbetering van de termijn tussen SCAN en BETALING (termijn vanaf de datum van uitgifte) houdt geen verband met het feit dat de documenten in elektronisch formaat worden ontvangen, maar is inherent aan andere maatregelen die door de GOB's zijn genomen.

De verbetering van de termijn tussen DOCUMENT en BETALING (termijn vanaf de scandatum) is gekoppeld aan de ontvangst van documenten in elektronisch formaat.

Wat is voor de verschillende Brusselse administraties de gemiddelde betalingstermijn van facturen? Voor welke administratie is de termijn de kortste en voor welke de langste?

Factuurverwerking in 2021

Voor de gewestelijke instellingen (Gewestelijk SAP) geeft de onderstaande tabel de gegevens weer die de overheidsdiensten aan easy.brussels hebben doorgegeven:

Met welk percentage zijn de administratieve lasten binnen de gewestelijke overheidsdiensten verminderd als gevolg van het gebruik van elektronische facturering? 

Wat de gerealiseerde of potentiële besparingen dankzij elektronische facturering betreft, is er voor het Brussels Hoofdstedelijk Gewest nog geen specifieke studie uitgevoerd, maar op basis van studies van het Agentschap voor Administratieve Vereenvoudiging op federaal niveau kan worden geschat dat de overschakeling op 100% elektronische facturering de verwerkingskosten met ongeveer 70% kan doen dalen in vergelijking met de verwerking van een volledig papieren factuur.

Toch kan worden vastgesteld dat ondanks een sterke toename van het aantal leveranciers en de hoeveelheid te verwerken documenten, de diensten van BFB erin geslaagd zijn de verwerkingstermijnen te verbeteren en het percentage betalingsachterstanden te verminderen.

Sinds 2022 wordt automatisch een informatieve (digitale) brochure naar alle nieuwe leveranciers gestuurd.

Aangezien de verwerking van facturen binnen de GOB's al enkele jaren volledig gedigitaliseerd is, is de kostenvermindering alleen zichtbaar in de volgende afdelingen:

- Postsorteercentrum

- Boekhoudkundig secretariaat

Het is niet mogelijk om exact te meten. Het kan echter worden geraamd op 1 VTE (gemengd tussen niveau C en D).

Met hoeveel zijn de kosten voor de verwerking van facturen in de gewestelijke overheidsdiensten gedaald als gevolg van het gebruik van elektronische facturering?

Het systeem maakt het niet mogelijk het effect van deze maatregel op de factuurverwerkingskosten te meten. Gezien de vermindering van de kosten in verband met het postsorteercentrum en het boekhoudkundig secretariaat kan de vermindering echter worden geraamd op 1 VTE (gemengd tussen niveau C en D).

Er zij op gewezen dat de toename van de verwerking van PDF- en elektronische documenten ertoe heeft geleid dat de middelen (VTE's) die voor de verwerking van papieren documenten waren bestemd, zijn overgeheveld naar de digitale verwerking. Dit vereist ook meer IT- en energiemiddelen voor deze posten (niet gemeten).

Hoeveel tijd en ruimte is er bespaard door het gebruik van elektronische facturering in regionale overheidsdiensten?

Voor de GOB's wordt de ruimtebesparing geraamd op 18 m2 papier. De tijdsbesparing wordt geraamd op 1 VTE (gemengd tussen niveau C en D).

Welke besparingen zijn gerealiseerd door het gebruik van elektronische facturering in regionale overheidsdiensten?

Kunt u deze besparingen becijferen?

Het is niet mogelijk het effect van deze maatregel op de kosten van de factuurverwerking te meten. Gezien de vermindering van de kosten in verband met het postsorteercentrum en het boekhoudkundig secretariaat kan de vermindering echter worden geraamd op 1 VTE (gemengd tussen niveau C en D).

Er zij op gewezen dat de toename van de verwerking van PDF- en elektronische documenten ertoe heeft geleid dat de voor de verwerking van papieren documenten toegewezen middelen (VTE) zijn omgebogen naar digitale verwerking. Dit vergt ook meer IT- en energiemiddelen.