Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de organisatie en het verloop van de Brussels Urban Summit.

Indiener(s)
Marie Lecocq
aan
Ans Persoons, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 879)

 
Datum ontvangst: 03/07/2023 Datum publicatie: 19/01/2024
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 24/08/2023
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
19/07/2023 Ontvankelijk p.m.
24/08/2023 Bijlage aan het antwoord p.m. Bijlage
24/08/2023 Bijlage aan het antwoord p.m. Bijlage
 
Vraag    Van 12 tot 15 juni vond de Brussels Urban Summit plaats. Dit evenement – dat inmiddels iedereen kent – bood een forum voor uitwisseling en debat over de uitdagingen waar steden voor staan en de oplossingen die zij kunnen bieden.

De top werd georganiseerd door het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, Eurocities, het "Champion Mayors for Inclusive Growth Initiative" van de OESO en het Metropolis-stedennetwerk.

Iedereen kent het vervolg ervan.

Hoewel veel e-mails openbaar zijn gemaakt en veel vragen zijn gesteld, blijven sommige vragen nog steeds onbeantwoord. Ik wil het volgende vragen:

Ten eerste, wat betreft het financiële aspect, kunt u ons de volgende informatie geven:

  • Wat was het totale budget voor het evenement en week dit af van wat oorspronkelijk was geraamd?

  • Wie heeft bijgedragen aan de financiering van de organisatie van dit evenement?

  • Waren de kosten van het evenement uitsluitend voor rekening van uw kabinet of hebben ook andere kabinetten een bijdrage geleverd?

  • Indien het budget moest worden verhoogd, uit welke andere begrotingslijnen werden de ontbrekende middelen dan gehaald?

  • Wat is de verdeling van de uitgaven ten laste van het gewest? Welke bedragen zijn toegekend per buitenlandse delegatie, met name voor verblijfs- en reiskosten?

Ten tweede, kunt u ons met betrekking tot Metropolis de volgende aanvullende informatie verstrekken?

  • Wie bekleedt nu de functie van vicevoorzitter van de organisatie? Is dit mandaat gekoppeld aan de functie van staatssecretaris voor Europese en internationale betrekkingen?

  • Tot wanneer zal de vertegenwoordiger van de Brusselse regering binnen Metropolis de functie van penningmeester bekleden? Was hij betrokken bij de organisatie van de Brussels Urban Summit, welke rol speelde hij daarin en was hij op de hoogte van de verblijfskosten die met name aan de Iraniërs werden toegekend?

  • Wanneer werd hij aangesteld en na welke procedure werd hij gekozen?

Kunt u tot slot uitleggen waarom het evenement, dat was bedoeld voor 1000 mensen, uiteindelijk 2400 mensen heeft onthaald?
 
 
Antwoord    Met betrekking tot het totaalbudget van het evenement heeft de regering op 1 juni 2022 een nota over de organisatie van de Brussels Urban Summit goedgekeurd. Daarvoor werd een voorlopig budget van 1 547 580,30 euro vastgelegd (vereffening van 445 452 euro in 2022 en van 1 102 128,30 euro in 2023).
Het totale budget bedraagt 2,163,174.61 euro.
Bijgevoegd vindt u de overzichtstabel van de grote begrotingsposten.



Voor de organisatie van dit soort internationale conferenties en evenementen is het gebruikelijk om een eerste voorlopig budget te laten goedkeuren om op basis daarvan de nodige voorbereidingen te kunnen treffen.

De uiteindelijke kosten en de noodzakelijke budgetverdeling kunnen pas aan het einde van het evenement worden gestabiliseerd, wanneer een aantal kostenfactoren zijn vastgelegd, zoals de kosten van de Personal Conference Organisor (sommige van de taken van deze ‘PCO’ worden pro rata berekend), maar vooral, en dat is essentieel, het verschil tussen het aantal inschrijvingen en de uiteindelijke daadwerkelijke deelnemers. Deze laatste factor houdt altijd een onzekerheid in omdat hij nooit op voorhand gekend kan zijn.

Bovendien kan worden gezegd dat de Brussels Urban Summit een ongezien succes kende, los van de controverse. Dat blijkt niet alleen uit het daadwerkelijke aantal deelnemers, maar ook uit de partnerschappen die na het evenement zijn ontstaan, zoals door de deelname van netwerken van deskundigen en tertiaire steden of bijvoorbeeld de toewijzing aan Brussel van het uitvoerend bureau van UCLG (United Cities and Local Governments), een van de belangrijkste internationale stadsnetwerken.

Ik wijs er ook op dat deze werkmethode, die eruit bestaat een provisie te creëren aan de hand van een voorlopige raming die uiteindelijk wordt gecorrigeerd met definitieve budgetverdelingen, ook in gelijkaardige gevallen werd toegepast, bijvoorbeeld voor de ISOCARP-conferentie in 2022 door het Brussels Gewest, gezamenlijk georganiseerd door minister-president Vervoort, minister Maron en staatssecretaris Smet.

Voor de definitieve vastlegging van bepaalde bedragen lopen er nog onderhandelingen met de PCO.

Het bedrag wordt verdeeld tussen de aan de organisaties voldane rechten voor het houden van de vergadering in Brussel, de kosten voor de logistieke organisatie van het evenement via de PCO (hotels, website, catering, enz.) en de huur van de locaties voor de vergaderingen en evenementen met de technische voorzieningen (hoofdzakelijk Square).


Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest heeft het evenement gefinancierd (plenaire vergaderingen, thematische sessies en workshops, thematische projectbezoeken in Brussel, hoofdzakelijk statutaire vergaderingen, welkomstdrankje, galadiner). Voor de parallelle evenementen waren het de partners zelf die voor het grootste deel van de financiering instonden.


Als “supporting partner” heeft de Stad Brussel ook financieel bijgedragen (50 000 euro) om de “Champion Mayors” van de OESO voor inclusieve groei naar Brussel te halen. Het Brussels Hoofdstedelijk Parlement had een receptie gepland aan het eind van het uitvoerend bureau van UCLG.

Alle middelen voor de Brussels Urban Summit werden voorzien in de budgetten van Brussels International, onder het gezag van de staatssecretaris voor Internationale Betrekkingen.

De kosten kunnen perfect worden vergeleken met die van conferenties met een gelijkaardige schaal en format.

Voor alle duidelijkheid heeft een grootschalig congres als de BUS impact. Samengevat werd bij het overwegen van deze investering rekening gehouden met drie soorten gevolgen:

1. De positieve impact van een zodanig grootschalige conferentie voor de internationale promotie van Brussel. Ondanks de ophef over de aanwezigheid van de burgemeester van Teheran kan worden gezegd dat de controverse vrijwel alleen in België impact heeft gehad. De feedback die onze besturen van zowel de partnernetwerken als de deelnemers hebben ontvangen, is erg positief. De nadruk lag daarbij op het professionalisme van onze ambtenaren in de geslaagde organisatie van een evenement van dergelijke omvang. Daarvoor verdienen ze onze erkenning en dankbaarheid. Veel deelnemers beschouwden de kwaliteit van de debatten, evenementen, organisatie, stadsbezoeken en prioritaire inhoudelijke thema's zoals duurzaamheid, diversiteit en gelijkheid als een echt succes. De media die de moeite hebben gedaan om zich van nabij te buigen over de inhoud van de conferentie, zoals Politico, hebben de grote rijkdom van de debatten en perspectieven vastgesteld. De co-organisatoren, zoals Eurocities en de OESO, hebben ondanks de polemiek benadrukt dat Brussel zich op de kaart heeft gezet als internationaal centrum en aantrekkelijke, diverse stad.

Dat het niet om een louter subjectieve beoordeling gaat, blijkt ook uit de lopende tevredenheidsenquête die bijna uitsluitend positieve reacties bevat.
Het is dus geen toeval dat we beslist hebben om gelijktijdig een nieuwe internationale citymarketing te lanceren, die zo rechtstreeks een groot internationaal doelpubliek kon bestrijken.



2. Een tweede soort impact is de impact op het discours over duurzame en inclusieve stadsontwikkeling, niet alleen voor een Europees maar ook voor een wereldwijd publiek, wetende dat de antwoorden op veel grote maatschappelijke uitdagingen in de steden moeten worden ontwikkeld.
De positie van Brussel en bij uitbreiding van Europa is ontegensprekelijk sterker uit dit debat gekomen. Dat is een goede zaak. Dat geldt niet alleen in een context waarin Aziatische steden terrein blijven winnen in het debat over de stad van morgen, maar ook in het licht van het Belgische voorzitterschap van de Raad van de EU in het najaar van 2024. De deelname van Europese instellingen, met name de Europese Commissie, het Europees Parlement en het Comité van de Regio's, en de debatten over het Nieuwe Europese Bauhaus door commissievoorzitster Von der Leyen waren immers expliciet bedoeld om bij te dragen tot de opbouw van een Brussels programma in het kader van het roterende voorzitterschap dat het Gewest voor de stedelijke agenda zal opnemen.


3. Ten derde de onrechtstreekse inkomsten die dit evenement genereert voor de lokale economie, met name voor de horecasector. Naast het gemiddelde aantal van 1500 deelnemers gedurende de 3 of 4 dagen van de conferentie. Op basis van een verwachte gemiddelde uitgave van 200 euro per nacht en een gemiddeld verblijf van 4,5 nachten voor in totaal 1500 deelnemers betekent dat een positieve impact van 1.350.000 euro voor de hotelsector alleen. Daar komen nog bij: restaurants en cafés, mensen die hun verblijf verlengen in het voorgaande en/of eerstvolgende weekend (in de zomermaanden), en de economische opbrengst via lokale dienstverleners die worden ingehuurd om de conferentie te organiseren (zalen, catering, tolken, vervoer, enz.).


Wat betreft de kosten voor de delegaties:
Via de Professional Conference Organiser (PCO) betaalde het Brussels Hoofdstedelijk Gewest het verblijf van de delegatiehoofden van de Metropolis-leden als onderdeel van de overeenkomst met dit stedennetwerk. Dat is een standaardvoorwaarde van Metropolis voor de organisatie van zijn driejaarlijkse wereldconferentie.

Belangrijk: de hotelkosten voor alle andere delegatieleden en deelnemers werden gedragen door de delegaties zelf.

Ik wijs er ook op dat de hotelkosten voor Teheran en Kazan rechtstreeks door Metropolis werden betaald, op uitdrukkelijk verzoek van mijn voorganger. Ondanks de wettelijke bepalingen die ons daartoe verplichtten, werd geen enkele euro van de Belgische of Brusselse belastingbetaler besteed aan de hotelkosten van deze delegatiehoofden, laat staan van de hele delegatie, in tegenstelling tot wat herhaaldelijk ten onrechte in de pers werd beweerd.

Het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betaalde ook het verblijf van zijn bilaterale partners en van bepaalde buitenlandse sprekers.

De betaling voor reizen naar België was beperkt tot enkele personen, zoals voorzien in de overeenkomst met Metropolis (bijvoorbeeld rekening houdend met de sociaal-economische status van de stad in kwestie), en volgens precieze criteria, zoals vluchten in economy class.

De meeste deelnemers verbleven in nabijgelegen hotels, wat de noodzaak van verplaatsingen en de kosten ter plaatse aanzienlijk verminderde.

Ik stuur u ook een tabel met de verblijfskosten voor vertegenwoordigers uit buitenlandse (groot)steden. In bepaalde uitzonderlijke gevallen en als er geen andere vluchten beschikbaar waren, was een extra nacht mogelijk, enkel binnen het beschikbare aantal hotelkamers.



Met betrekking tot vragen over het lidmaatschap bij Metropolis. Allereerst wil ik erop wijzen dat het debat over de rol van de diplomatie van steden belangrijk is. Als internationaal knooppunt moeten we dat debat voeren. We mogen hopen dat de lessen van de Brussels Urban Summit onze diplomatie versterken en er niet toe leiden dat we onszelf afsluiten of het debat beperken tot de steden waar we het volledig mee eens zijn.



Zoals verschillende academici hebben aangegeven, is stadsdiplomatie een fenomeen dat snel aan belang wint. Op het gebied van klimaat zorgt het Burgemeestersconvenant er bijvoorbeeld voor dat er in de betrokken steden ambitieuzere doelen worden gesteld dan op nationaal of supranationaal niveau. Internationale netwerken zoals Eurocities en C40 hebben steeds meer invloed. Op die manier kan stadsdiplomatie een krachtig middel worden om onze visie op democratie, stedelijke ontwikkeling en gelijkheid internationaal te promoten, door uit onze comfortzone te stappen.


Nogmaals, voor alle duidelijkheid, dat doet niets af aan het feit dat ik alle begrip heb voor de ophef die het bezoek van de Russische en Iraanse delegaties heeft veroorzaakt. Mijn belangrijkste zorg is dat we deze crisis gebruiken als een kans om onze status als internationale stad te versterken, met een welomschreven, innovatieve en transparante diplomatie. Ik zal de komende maanden gebruiken om onze multilaterale acties en betrokkenheid te analyseren, evenals het netwerk van bilaterale partners van het Gewest en onze banden met verschillende stadsnetwerken. De manier waarop het Brussels Gewest zijn rol als lid van Metropolis heeft vervuld, zal uiteraard aan bod komen.


De functie van regionaal ondervoorzitter (die het Brussels Hoofdstedelijk Gewest vertegenwoordigt) wordt waargenomen door de staatssecretaris voor Europese en Internationale Betrekkingen.

De Algemene Vergadering van Metropolis vond op 14 juni 2023 plaats in Brussel tijdens de Brussels Urban Summit. De Algemene Vergadering keurde een nieuwe raad van bestuur goed, met het Brussels Hoofdstedelijk Gewest als een van de covoorzitters voor de termijn 2024-2026, en legde de start van zijn mandaat vast op januari 2024.

De staatssecretaris voor Europese en Internationale Betrekkingen zal vanaf januari 2024 de functie van covoorzitster bekleden.


Op pagina 10 van de verkiezingsgids van Metropolis, mandaat 2024-2026, staat dat:
“Benoemingen in regionale vicevoorzitterschappen zijn onpersoonlijk. Regionale vicevoorzitterschappen worden gekozen als instellingen en hun leidinggevenden worden dienovereenkomstig bijgewerkt bij kennisgeving van het lid”.

Metropolis heeft geen richtlijn die het mandaat van vicevoorzitter van Metropolis koppelt aan de functie van (Brussels) staatssecretaris belast met Europese en Internationale Betrekkingen.
Desalniettemin is de vertegenwoordiging van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest binnen Metropolis door de staatssecretaris voor Europese en Internationale Betrekkingen (het meest) samenhangend met de bevoegdheid van deze portefeuille.
Bovendien heeft Metropolis een stilzwijgende verwachting dat haar leden ervoor zorgen dat deze samenhang van regionale functie en binnen Metropolis wordt toegepast. Zo staat op pagina 15 van de verkiezingsgids van Metropool, mandaat 2024-2026 dat:
“Benoemingen bij de regionale secretariaten zijn onpersoonlijk. De regionale secretarissen worden gekozen als instellingen en de leden die de regionale secretariaten ontvangen, benoemen één persoon uit hun team om de taken van regionaal secretaris uit te voeren. Deze persoon moet een directeur/directrice internationale en/of institutionele betrekkingen zijn of een vergelijkbare functie bekleden en kan worden vervangen in geval van interne veranderingen”.



Na het huidige mandaat (2021-2023) zal het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de thesaurie blijven verzorgen (co- thesaurie met de gemeente Ramallah) voor het mandaat 2024-2026, vanaf januari 2024, in overeenstemming met de beslissing van de Algemene Vergadering van Metropolis van 14 juni 2023. Het mandaat van de huidige vertegenwoordiger van de Brusselse regering binnen Metropolis, die de functie van penningmeester bekleedt, wordt daarom verlengd voor de termijn 2024-2026.


De vertegenwoordiger van de Brusselse regering in Metropolis, Jean-Luc Vanraes, die de functie van penningmeester bekleedt, heeft de Brussels Urban Summit bijgewoond, met inbegrip van de statutaire vergaderingen van Metropolis.

Hij was niet betrokken bij de organisatie van de Brussels Urban Summit, met inbegrip van de budgettaire aspecten over verblijfskosten, aangezien die niet tot zijn taken als penningmeester van Metropolis behoren. De aangestelde penningmeester is verantwoordelijk voor het toezicht op de financiële strategie, de boekhouding en het beheer van de financiën van Metropolis.

De vertegenwoordiger van de Brusselse regering die binnen Metropolis de functie van penningmeester bekleedt, was niet betrokken bij de onderhandelingen over de overeenkomst met Brussel.

Voor de termijn 2021-2023 stelde de staatssecretaris voor Europese en Internationale Betrekkingen de benoeming van de vertegenwoordiger van de Brusselse regering als penningmeester binnen Metropolis.

De benoeming van de vertegenwoordiger van de Brusselse regering als penningmeester binnen Metropolis gebeurde voorafgaand aan de Algemene Vergadering van Metropolis op 30 november 2020.
Op die datum keurde de Algemene Vergadering een nieuwe raad van bestuur goed, waarvan het Brussels Hoofdstedelijk Gewest lid is voor de functies van penningmeester en ondervoorzitter voor het mandaat 2021-2023 en stelde de start van zijn mandaat vast op januari 2021.

Wat het aantal deelnemers betreft, werd verwacht dat ongeveer 1500 mensen het evenement zouden bijwonen. Deze schatting was gekoppeld aan de capaciteit van de grootste zaal op Square, die werd gebruikt voor de plenaire sessies (maximale capaciteit van 1200 mensen).
Op basis van de definitieve gegevens die de Professional Conference Organiser (PCO) ons toestuurde, kunnen we vaststellen dat 2602 mensen zich hadden ingeschreven voor het evenement en dat 1410 mensen daadwerkelijk aanwezig waren.

Het is heel normaal dat er voor dit soort evenementen te veel mensen zijn ingeschreven.

Het is ook normaal dat niet alle deelnemers de hele conferentie gebleven zijn. Sommige deelnemers waren maar één of twee dagen aanwezig. Niet iedereen die zich had ingeschreven kwam opdagen, zeker omdat het een gratis evenement was. Daar werd vooraf rekening mee gehouden. Nogmaals, dat is heel normaal, want veel van dit soort conferenties hebben een “no-show rate” van rond de 50%.