Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de invoering van de HMS-software in de sector van de sociale verhuurkantoren

Indiener(s)
Joëlle Maison
aan
Nawal Ben Hamou, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevoegd voor Huisvesting en Gelijke kansen (Vragen nr 1243)

 
Datum ontvangst: 23/07/2023 Datum publicatie: 20/09/2023
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 08/09/2023
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
31/07/2023 Ontvankelijk Uitgebreid Bureau van het Parlement
 
Vraag    Artikel 15, paragraaf 6, van het regeringsbesluit van 17 december 2015 houdende organisatie van de sociale verhuurkantoren (SVK) bepaalt dat een SVK enkel gewestelijke subsidies kan krijgen als het de software gebruikt die door de minister bevoegd voor huisvesting is bepaald voor het beheer van zijn huurwoningen en subsidieaanvragen. Op vraag van de regering heeft het CIBG nieuwe software ontwikkeld voor de SVK’s. Een definitieve versie van deze software, HMS genaamd, is sinds begin 2022 beschikbaar. Het werd echter duidelijk dat een aantal SVK’s aarzelden om deze nieuwe IT-tool te implementeren. In de oriëntatienota bij de algemene uiteenzetting bij de initiële begroting van het gewest voor 2023 deelde de regering mee dat Leefmilieu Brussel in mei 2022 een brief heeft gestuurd naar alle SVK’s met de instructie om de HMS-software te gebruiken of het risico te lopen hun subsidies te verliezen.

1- Welke maatregelen heeft de Brusselse gewestregering genomen om de SVK’s te helpen bij de implementatie van de HMS-software en om zich vertrouwd te maken met dit nieuwe instrument?

2- Kunt u een update geven over de voortgang van de invoering van de HMS-software in de SVK-sector? Hoeveel SVK’s hebben de software in gebruik genomen?

3- Kunt u ons vertellen hoeveel SVK’s de HMS-software nog niet hebben geïmplementeerd? Wat zijn de redenen waarom deze SVK’s moeite hebben om met deze nieuwe software te werken?

4- Heeft de gewestregering besloten om financiële sancties op te leggen aan bepaalde Brusselse SVK’s die weigeren om de HMS-software te gebruiken? Zo ja, hebben deze SVK’s een deel van hun subsidies verloren?
 
 
Antwoord    In het kader van de invoering van het HMS-systeem bij de SVK’s heeft de Gewestregering meer middelen ter beschikking gesteld van de Federatie van SVK’s, zodat ze belangrijke ondersteunende werkzaamheden voor de SVK’s kan ontwikkelen, namelijk:

- Individuele coaching (in één enkel SVK): een sessie duurt 2 tot 3 uur en maakt het mogelijk de informatie die wordt gegeven over HMS aan te passen aan de behoeften van de SVK’s, afhankelijk van hun vooruitgang.
In 2021 waren de coachingsessies meer algemeen. Daarna werden ze beetje bij beetje specifieker en waren ze toegespitst op specifieke thema's met betrekking tot het gebruik van een bepaalde module, zoals de link met boekhouding.
In 2023 hebben drie verschillende SVK’s één of meer HMS-coachingsessies van de FEDSVK gevolgd.


- Dagelijkse helpdesk: wanneer SVK’s vastzitten bij het gebruik van het HMS-systeem, nemen ze contact op met de FEDSVK. De FEDSVK geeft hen nuttige uitleg, hetzij over hun activiteiten, hetzij over het gebruik van HMS.
Van tijd tot tijd melden SVK’s computerbugs, en de FEDSVK opent dan tickets voor de betreffende SVK’s bij Paradigm. Die filter zorgt ervoor dat Paradigm alleen bugmeldingen ontvangt.


- Opleidingen: de FEDSVK organiseert opleidingen over onderwerpen die door de SVK’s worden behandeld in het kader van de helpdesk of coachingsessies. In 2023 gaf de FEDSVK een opleiding over de "Koppeling van HMS en boekhoudsoftware, voorwaarden en procedure".

- De FEDSVK heeft tutorials ontwikkeld voor bijna alle modules. Deze vervangen de opleidingen die door de FEDSVK werden gegeven naarmate Paradigm de modules aflevert. Ze zijn nuttig voor iedereen en in het bijzonder voor nieuwe HMS-gebruikers die niet bij het SVK werkten toen de sectorale 'introductie'-opleidingen plaatsvonden.



Naast al deze stappen die de FEDSVK heeft ondernomen, willen Brussel Huisvesting en de FEDSVK ook een begeleidingscomité oprichten gewijd aan HMS.

Het doel van dit comité zal erin bestaan regelmatig bijeen te komen met de SVK’s om de voortgang van de invoering van het HMS-systeem te controleren en een oplossing te vinden voor de laatste belemmerende elementen.

De oprichting van een dergelijk comité heeft echter nog niet plaatsgevonden, omdat de voorbije maanden prioriteit werd gegeven aan de herziening van het besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 17 december 2015 houdende de organisatie van de sociale verhuurkantoren. Dit comité zal echter vanaf dit najaar worden opgericht. Er staat een vergadering gepland tussen Brussel Huisvesting en de FEDSVK in september om beslissingen te nemen over de oprichting van dit comité.
Wat betreft de voortgang van het proces omtrent de invoering van het HMS-systeem: de laatste volledige stand van zaken die door de FEDSVK is opgemaakt, dateert van november 2021. Het is dus niet mogelijk om deze vraag te beantwoorden met recente gegevens. Bovendien kan de mate waarin het systeem is geïmplementeerd, variëren: sommige SVK’s hebben bijvoorbeeld slechts enkele van de HMS-modules ingevoerd.

Op basis van een onderzoek uitgevoerd door de FEDSVK waren op 17/08/2023 in totaal echter 6.990 actief in gebruik zijnde en subsidieerbare woningen opgenomen in HMS voor alle SVK’s.


Ter herinnering: bij het overzicht op 30/09/2022 bestond het woningenbestand van de SVK’s uit 7.749 woningen. Dit betekent dat meer dan 85% van de woningen van de SVK’s geregistreerd staan in HMS, wat een duidelijke verbetering is sinds het overzicht van 2021.

De moeilijkheden die de SVK’s ondervonden bij het leren hanteren van dit systeem variëren.


Zo is er bijvoorbeeld sprake van personeelsverloop of moeilijkheden om te wennen aan dit nieuwe systeem, dat een grote verandering vormt in de werking van het SVK. De maatregelen die de FEDSVK neemt ter ondersteuning, zijn dus allemaal zinvol.



Er is in dit stadium geen enkele financiële sanctie opgelegd, aangezien er verbetering is vastgesteld.

Er moet ook worden opgemerkt dat het hoofddoel van de brief die in mei 2022 door Brussel Huisvesting werd verstuurd, er natuurlijk niet in bestond de SVK’s een deel van hun subsidie te ontnemen, maar wel om SVK’s die vertraging hadden opgelopen bij de invoering van HMS, aan te zetten dit op te lossen. Het versturen van die brief had duidelijk een positief effect. Verschillende SVK’s hebben Brussel Huisvesting hierover gecontacteerd. De FEDSVK heeft van haar kant opgemerkt dat de SVK’s die HMS nog helemaal niet ingevoerd hadden, hiermee gestart zijn na deze brief en dat andere SVK’s die de implementering on hold hadden gezet, het systeem verder hebben geïmplementeerd.


Het is echter niet de bedoeling om deze tolerantie ad vitam aeternam te handhaven. Vanaf de subsidiecontroles voor 2023, die in de zomer van 2024 zullen plaatsvinden, zal deze voorwaarde systematisch worden gecontroleerd en zullen sancties worden overwogen voor SVK’s die nog steeds niet in orde zouden zijn. Brussel Huisvesting zal een nieuwe mededeling in die zin doen tijdens de informatiesessie over SVK-subsidies die zal plaatsvinden op 11 september 2023.