Schriftelijke vraag betreffende de evaluatie van consultancyopdrachten die aan externe partners zijn toevertrouwd
- Indiener(s)
- Francis Dagrin
- aan
- Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 1289)
| Datum ontvangst: 11/01/2024 | Datum publicatie: 14/03/2024 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 23/24 | Datum antwoord: 14/03/2024 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 19/01/2024 | Ontvankelijk | Uitgebreid Bureau van het Parlement |
| Vraag | De onderzoeksmedia Apache onthulden onlangs dat de Vlaamse overheid de controle op het werk van privéadviesbureaus aan wie ze bepaalde opdrachten had gedelegeerd, had toevertrouwd aan diezelfde adviesbureaus. Die praktijk roept uiteraard een aantal ethische vragen op: we kunnen niet anders dan twijfelen aan de ijver van een adviesbureau om zijn eigen werk voldoende kritisch te bekijken, zelfs als het daarvoor betaald wordt. Dat kan toekomstige contracten en opdrachten in gevaar brengen, met inbegrip van de mogelijkheid om opnieuw betaald te worden om voor die controles.
|
| Antwoord | Het bestuur Brussel Plaatselijke Besturen laat geen evaluatie uitvoeren van werkzaamheden die werden verwezenlijkt door adviesbureaus waaraan een opdracht werd toevertrouwd. Deze evaluatie gebeurt enkel intern. Het departement dierenwelzijn van Leefmilieu Brussel: 1/ Voor de opdrachten voor dierenwelzijn die door de verschillende adviesbureaus werden verwezenlijkt, wordt de inhoudelijke evaluatie van het geleverde werk rechtstreeks door het departement uitgevoerd, naast de evaluatie met betrekking tot de financiële controle die door het auditkantoor RSM wordt gedaan. Aangezien deze bureaus worden ingehuurd om “eindproducten” te leveren, kan het departement immers rechtstreeks beoordelen of het geleverde werk al dan niet aan de verwachtingen voldoet. Bovendien zijn de bureaus, zolang het werk niet als voltooid of toereikend wordt beschouwd, verplicht het werk voort te zetten totdat het aan de verwachtingen voldoet. 2/ Om de hierboven uiteengezette redenen wordt de controle, naast de financiële aspecten die door een externe firma worden gecontroleerd, dus intern uitgevoerd. 3/ In het algemeen, worden de financiële rekeningen jaarlijks gevalideerd door het auditkantoor RSM tegen een kostprijs van 22.869 EUR. 4/ De revisor van RSM verleent geen consultancy aan LB. Er is dus geen belangenconflict mogelijk tussen de auditopdrachten en de consultancy-opdrachten. Voor mijn bevoegdheid Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging vindt u hieronder de antwoorden op uw vragen: 1&2/ Om belangenconflicten te vermijden, maakt Paradigm geen gebruik van adviesbureaus waaraan het opdracht heeft gegeven om hun eigen werkzaamheden te evalueren. Er wordt een beroep gedaan op externe consultants, wanneer Paradigm intern niet over de nodige expertise beschikt. Voor elk project of elke analyse stelt Brussel ConnectIT een IT-projectmanager aan die verantwoordelijk is voor de opvolging van de prestaties van de externe adviesbureaus. Ongeveer 10% van de werklast wordt daadwerkelijk besteed aan de controle van de consultancybedrijven in het kader van de projecten die hen worden toevertrouwd. In samenwerking met de betrokken business wordt een stuurgroep opgericht om de evaluatie en de opvolging van de externe diensten te formaliseren. 3/ Paradigm doet geen beroep op externe partners om het werk van de adviesbureaus te evalueren. Toch is het mogelijk dat externe consultants door Paradigm worden ingehuurd om een specifieke opdracht uit te voeren en voor langere duur een klein deel van hun tijd (enkele uren tot enkele dagen) besteden aan het valideren van de deliverables die door een ander adviesbureau werden geleverd. Deze beoordeling wordt gedeeld met het team dat verantwoordelijk is voor de opdracht, en met de medeverantwoordelijke van de Pool. Wat Brussel ConnectIT betreft, voert Easy.brussels deze evaluaties zelf uit. 4/ Paradigm hanteert als strikte gedragsregel geen beroep te doen op adviesbureaus waaraan het een opdracht heeft gegeven om hun eigen werkzaamheden te evalueren. Wat Brussel ConnectIT betreft, doet Easy.brussels geen beroep op consultants die een opdracht hebben gekregen om dezelfde opdracht te evalueren. Bovendien wordt elke externe projectmanager ondersteund en gecontroleerd door een interne programmamanager (PMO) en de stuurgroep van het desbetreffende project. Voor mijn bevoegdheid Werk, worden de evaluatie en de controle van het werk dat door de adviesbureaus wordt uitgevoerd, tijdens de opdracht regelmatig en uitsluitend intern verzekerd door een begeleidingscomité dat is samengesteld uit de verschillende belanghebbenden, zoals de aanvragende directie(s) / afdeling(en) / dienst(en). Op basis van de conclusies van de comitévergaderingen worden interne verslagen opgesteld om, in voorkomend geval, tussentijdse facturen te kunnen betalen. De eindfactuur wordt pas betaald als het eindrapport ontvangen en goedgekeurd werd. Op deze manier wordt de controle op het werk dat werd uitgevoerd door de adviesbureaus, nooit uitbesteed en alleen intern verricht, zoals hierboven beschreven. Bij Brussel Economie en Werkgelegenheid wordt de controle van de werkzaamheden die verricht werd door adviesbureaus, eveneens nooit uitgevoerd via een externe opdracht. Het spreekt voor zich dat ze het werk van elke consultant op zeer regelmatige basis volgen en gebruikmaken van de opvolgingscomités voor elke opdracht om zich te vergewissen van het goede verloop ervan. De interne controle verloopt als volgt: voor het einde van elke opdracht wordt een slotvergadering met de consultants georganiseerd. Deze vergaderingen worden voorafgegaan door interne discussies over de doelstellingen en de resultaten van de uitgevoerde opdrachten in het licht van het desbetreffende bestek. Als blijkt dat er aanpassingen nodig zijn, worden deze met de consultants besproken en worden hun deliverables herzien. |