Schriftelijke vraag betreffende het betaalgedrag van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie - vergelijking 2018 en 2019.
- Indiener(s)
- Bianca Debaets
- aan
- Sven Gatz en Bernard Clerfayt, leden van het Verenigd College, bevoegd voor de Gezinsbijslagen, Begroting, Openbaar Ambt en Externe betrekkingen (Vragen nr 20)
| Datum ontvangst: 14/02/2020 | Datum publicatie: 24/03/2020 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 19/20 | Datum antwoord: 23/03/2020 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 19/02/2020 | Ontvankelijk | p.m. |
| Vraag | Het moet bij elke overheid een doelstelling en een prioriteit zijn om alle niet-betwiste facturen tijdig te betalen. Dit is belangrijk voor de rentabiliteit en cashflow van bedrijven en in het bijzonder van onze KMO’s. Indien bedrijven veel dubieuze schuldvorderingen hebben of wanbetalers, bedreigt dit hun voortbestaan. De vorige Brusselse regering heeft hiertoe al enkele belangrijke stappen gezet: sinds 1 januari 2018 kunnen alle leveranciers van de overheidsdiensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest hun facturen elektronisch indienen via de interface van het federale portaal Mercurius oftewel “e-invoicing”. Dit project werd mede mogelijk gemaakt door de directie IT-Coördinatie. Om van e-facturatie te kunnen spreken moet het hele facturatieproces digitaal verlopen, d.w.z. vanaf de uitgifte tot de verzending naar de handelspartner, en uiteindelijk de verwerking van de factuur. Daarom heb ik de volgende vragen : - Kunt u een algemene evolutie geven van het aandeel laattijdige betalingen ten opzichte van alle betalingen voor het jaar 2018 en 2019 (voor zover mogelijk beschikbaar per maand) voor het hele gewest? Hoe evalueert u dit aandeel? Indien ook mogelijk in tabelvorm met categorieën “tijdig”, “tot en met 30 dagen te laat”, “31 tot 60”, “61 tot 90” en “90 en meer”. - Welke maatregelen neemt het GGC-college om deze laattijdige betalingen zoveel mogelijk te vermijden? Welke analyse voert de bevoegde administratie inzake de betaaluitvoeringen? Hoe monitort men deze problematiek? - Kunt u meedelen wat de gemiddelde termijn van uitbetaling is en wat het aandeel van laattijdige betalingen is per directie en de GGC-agentschappen? Welke administratie is hiermee de “beste” en welke de “slechtste” leerling van de klas? Indien mogelijk in een handige tabelvorm met de bovenvermelde categorieën? - Wordt deze problematiek deze legislatuur besproken op het niveau van de regering? Maakt u hieromtrent een mededeling? Hebt u op basis van deze gegevens een bilateraal overleg gestart met uw andere Collegeleden om dit probleem aan te kaarten en een soort remediëringsplan op te stellen voor de “zorgwekkende administraties”? - Kunt u een evolutie geven tussen het aantal laattijdige betalingen en de mediaan van het aantal dagen te laat? Zowel algemeen als opgesplitst per directie en agentschap? - Maakt de GGC-administratie gebruik van e-invoicing? Zo ja, kunt u meegeven welk aandeel e-invoicing reeds inneemt in het totaal van de facturen? Welk aandeel gebeurt er manueel en welke via scanning? Welke maatregelen neemt u om de leveranciers te overtuigen om over te stappen tot e-facturatie? Kunt u meegeven in hoeverre e-invoicing sedert de invoering ervan helpt om de betaalachterstand te verkleinen? Met hoeveel dagen? Welke administratie gebruikt e-invoicing het meest? Kunt u per categorie e-invoicing, manueel en scannen het aandeel tijdige betaling meegeven? - Worden deze bovenstaande cijfergegevens openbaar gemaakt? Zo ja, waar en wanneer? Zo neen, waarom niet? |
| Antwoord | 1. Vraag: Kunt u een algemene evolutie geven van het aandeel laattijdige betalingen ten opzichte van alle betalingen voor het jaar 2018 en 2019 (voor zover mogelijk beschikbaar per maand) voor het hele gewest? Hoe evalueert u dit aandeel? Indien ook mogelijk in tabelvorm met categorieën “tijdig”, “tot en met 30 dagen te laat”, “31 tot 60”, “61 tot 90” en “90 en meer”. Antwoord: De betalingen die dienen te gebeuren worden door de Diensten van het Verenigd College (DVC) in SAP ingevoerd met een onmiddellijke uitvoeringsdatum voor de betaling. Dit gebeurt op deze manier om praktische redenen en om de werklast niet te verzwaren. Het gevolg is echter dat hierdoor deze betalingen als “laattijdig” worden aangegeven ook al worden de facturen in de realiteit binnen een periode van tien werkdagen betaald. Uitzonderingen zijn uiteraard de facturen die betwist worden. Het spreekt voor zich dat deze betwisting schriftelijk gebeurt. Iriscare, de instelling van openbaar nut van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie, is opgestart op 1 januari 2019. Dit betekent dat het boekhoudsysteem (het SAP-platform van het Brussels Gewest) nog moest worden geparametriseerd en dat vrijwel alle leveranciers moesten worden gecreëerd. Bovendien was zowel de wetgeving als het boekhoudprogramma nieuw voor de medewerkers en was één van de boekhouders langdurig afwezig. Dit brengt met zich mee dat er vertragingen waren bij het betalen van de facturen. Iriscare heeft in 2019 ongeveer 4.200 facturen betaald. Er werden in 2019 echter geen lijsten bijgehouden van de betalingstermijnen. Er werden voor negen (9) facturen interesten betaald, voor een totaal bedrag van 324,92 EUR. 2. Vraag: Welke maatregelen neemt het GGC-college om deze laattijdige betalingen zoveel mogelijk te vermijden? Welke analyse voert de bevoegde administratie inzake de betaaluitvoeringen? Hoe monitort men deze problematiek? Antwoord: Er zijn op dit moment geen aanwijzingen dat het nodig zou zijn om op het niveau van de DVC maatregelen te nemen om laattijdige betalingen te vermijden. Via SAP kan informatie worden opgevraagd om een zicht te hebben op de betaaltermijnen. Veel van de problemen bij Iriscare waren te wijten aan de opstart van de instelling: technische problemen, langere doorlooptijd door het creëren van leveranciers en gebrek aan ervaring, waardoor de gemiddelde doorlooptijd in 2020 korter zal zijn dan in 2019. Daarnaast gebeurt er een systematische opvolging van de geboekte facturen teneinde de goedkeuring van de factuur sneller te laten verlopen. 3. Vraag: Kunt u meedelen wat de gemiddelde termijn van uitbetaling is en wat het aandeel van laattijdige betalingen is per directie en de GGC-agentschappen? Welke administratie is hiermee de “beste” en welke de “slechtste” leerling van de klas? Indien mogelijk in een handige tabelvorm met de bovenvermelde categorieën? Antwoord: De gemiddelde termijn van uitbetaling bedraagt ongeveer vijf werkdagen. Omdat er (nog) geen onderscheid tussen de directies binnen de DVC op het vlak van ontvangen facturen wordt gemaakt, is het (momenteel) onmogelijk om een uitsplitsing tussen deze directies te maken. Zoals in het antwoord op vraag 1 al vermeld, is er alleen een “laattijdige” betaling wanneer facturen betwist worden. Om de redenen die hierboven al zijn aangehaald is, wat Iriscare betreft, deze informatie niet beschikbaar voor 2019. 4. Vraag: Wordt deze problematiek deze legislatuur besproken op het niveau van de regering? Maakt u hieromtrent een mededeling? Hebt u op basis van deze gegevens een bilateraal overleg gestart met uw andere Collegeleden om dit probleem aan te kaarten en een soort remediëringsplan op te stellen voor de “zorgwekkende administraties”? Antwoord: Op dit moment is dit niet aan de orde. 5. Vraag: Kunt u een evolutie geven tussen het aantal laattijdige betalingen en de mediaan van het aantal dagen te laat? Zowel algemeen als opgesplitst per directie en agentschap? Antwoord: De antwoorden op deze vragen werden hoger al vermeld. Het is dan ook momenteel niet mogelijk een eventuele mediaan van het aantal dagen dat een betaling te laat zou zijn, te geven. 6. Vraag: Maakt de GGC-administratie gebruik van e-invoicing? Zo ja, kunt u meegeven welk aandeel e-invoicing reeds inneemt in het totaal van de facturen? Welk aandeel gebeurt er manueel en welke via scanning? Welke maatregelen neemt u om de leveranciers te overtuigen om over te stappen tot e-facturatie? Kunt u meegeven in hoeverre e-invoicing sedert de invoering ervan helpt om de betaalachterstand te verkleinen? Met hoeveel dagen? Welke administratie gebruikt e-invoicing het meest? Kunt u per categorie e-invoicing, manueel en scannen het aandeel tijdige betaling meegeven? Antwoord: Sinds maart 2019 is de directie BUDFIN van de DVC gestart met de elektronische ontvangst van gescande facturen via het e-mailadres INVOICE. Van maart 2019 tot en met februari 2020 werden via deze weg 500 facturen ontvangen. Op jaarbasis dient de directie BUDFIN van de DVC ongeveer 3.500 “facturen” of betalingsopdrachten te verwerken. Dit betekent dat ongeveer één op zeven facturen al via elektronische weg wordt ontvangen. De andere betalingsopdrachten dienen nog te worden gescand. In alle communicatie met onze leveranciers wordt het e-mailadres INVOICE vermeld en wordt hen gevraagd dit te gebruiken (en papier te vermijden). E-invoicing zorgt er voornamelijk voor dat het verschil tussen de datum van verzending van een factuur door een leverancier en de datum van ontvangst van deze factuur door de DVC korter wordt. E-invoicing zorgt dus niet voor het verkleinen van de betaalachterstand. Tevens is er het opstarten van Mercurius. Dit is een federaal platform van de FOD BOSA dat het aan de aanbestedende overheden mogelijk maakt om elektronische facturen te ontvangen. Het kadert in een Europese verplichting die streeft naar een volledig gedematerialiseerd beheer van de facturen en een gestandaardiseerde uitwisseling (ontvangen en verzenden) van e-facturen in een gestructureerde vorm tussen bedrijven en overheden en bedrijven onderling beoogt. Het project Mercurius bevindt zich nog in de ontwikkelingsfase. Net zoals de andere administraties aangesloten op het gewestelijk SAP-platform, hebben de Diensten van het Verenigd College op 25 november 2019 voor het eerst met een testversie kennisgemaakt. Begin februari 2020 heeft de directie BUDFIN van de DVC verzocht om de optie XML-facturen ontvangen/verzenden in de test- en productieomgeving van Mercurius te activeren. Heden is dit nog niet gebeurd. Iriscare ontvangt een belangrijk deel van de facturen per e-mail. Dit wordt ook aangemoedigd teneinde verlies van facturen in de post te vermijden. Alle facturen worden ingescand en doorlopen de workflow elektronisch. Wat Iriscare betreft, werden ook nog geen facturen via Mercurius ontvangen. 7. Vraag: Worden deze bovenstaande cijfergegevens openbaar gemaakt? Zo ja, waar en wanneer? Zo neen, waarom niet? Antwoord: Deze gegevens worden tot op heden niet openbaar gemaakt. In het kader van de openbaarheid van bestuur is er geen verplichting om deze gegevens openbaar te maken. |