VRAAG 1:

Kan u nader toelichten hoe hoog de consultancykosten lagen in 2021 voor de GGC-administraties die onder uw bevoegdheden vallen? Welke specifieke opdrachten werden hierbij toegekend en aan welke bureaus? Welke duurtijd was er verbonden aan deze opdrachten? Hoe verhouden deze cijfers zich tegenover de cijfers uit de voorgaande jaren?

Voor 2021 kunnen we wat de Diensten van het Verenigd College (DVC) betreft, kunnen wij u het volgende meedelen:

De DVC hebben in 2021 geen overheidsopdracht  voor consultancy gerealiseerd in het kader van onze bevoegdheden.

De overheidsopdrachten voor consultancy die in 2021 werden toegekend hadden voornamelijk betrekking op juridische consultancy, specifieke consultancy in het kader van het beheer van de Covid-19 gezondheidscrisis en consultancy om de opdrachten van de DVC te begeleiden.

Voor 2020 kunnen we wat Iriscare betreft, u meedelen dat zij volgende consultancy opdracht voor eigen rekening hebben gerealiseerd: 

-          Studie om het energetisch rendement in te schatten indien ramen en beglazing zouden vervangen worden van het gebouw B71

-          Duur : 3 maanden

-          Uitvoerder : Socotec

-           

-          Kost: 3.058,88 EUR Excl. BTW (3.872 EUR BTW incl.)

Voor 2021 kunnen we wat Iriscare betreft, u meedelen dat zij volgende consultancy opdracht voor eigen rekening hebben gerealiseerd: 

-          Consultancy opdracht met betrekking tot het uitwerken van een carrièrebeleid en een ontwikkelingstraject voor het (middle) management.

-          Duur: 12 maanden

-          Uitvoerder: Trigger-M

-          Kost: 123.884,74 EUR Excl. BTW (156.816 EUR BTW Incl)

VRAAG 2:

Op welke manier wordt er bij bovenstaande consultancy-opdrachten door de consultants samengewerkt met de administraties zelf? Welke taakverdeling is daarbij vastgelegd tussen de consultants en de administratie? Worden deze werkzaamheden rechtstreeks gerapporteerd aan de bevoegde Collegeleden of verloopt dit via het hoofd van de GGC?

Deze vraag is niet van toepassing voor wat de DVC betreft omdat zij geen overheidsopdracht  voor consultancy gerealiseerd hebben in het kader van onze bevoegdheden. Maar in het algemeen worden de consultancy opdrachten altijd nauw opgevolgd door de dienst die het contract leidt. De taakverdeling wordt vanaf het begin van de samenwerking duidelijk afgesproken. Afhankelijk van het type opdracht, worden werkgroepen opgericht voor de opvolging van de planning van de dienstverlening. In het algemeen gebeurt de vooruitgangsrapportage van de opdracht met de Leidend ambtenaar volgens de overeengekomen modaliteiten per materie en per opdracht,  oftewel tijdens de management vergaderingen, ofwel tijdens vergaderingen waarbij de raadgevers van de bevoegde kabinetten betrokken zijn.

Bij Iriscare gebeurt de opvolging van deze consultancy opdrachten in principe op maandelijkse basis door een begeleidingscomité dat waarvan de samenstelling verschilt in functie van het type consultancy opdracht.

Dit begeleidingscomité is samengesteld uit de directie van de betrokken dienst(en), de leidend ambtenaren van Iriscare en in bepaalde gevallen ook vertegenwoordigers van partner organisaties van Iriscare, werkgeversorganisaties, sectorsyndicaten en van de bevoegde ministeriële kabinetten.

Dit begeleidingscomité heeft als taak:

·         Waken over de goede uitvoering van de studie / consultancy opdracht overeenkomstig de clausules en voorwaarden van het lastenboek;

·         De verschillende stappen van de studie/ consultancy opdracht goedkeuren

De consultant moet verslag uitbrengen aan het begeleidingscomité over de vooruitgang van de opdracht voor wat betreft het respecteren van het plan/timing voor uitvoering van de taken, de omvang van de opdracht, het budget, …

Het comité behoudt zich het recht om aan de uitvoerder bijsturingen te vragen tijdens de uitvoering zowel voor wat betreft de uitvoeringskalender als wat de omvang van de opdracht betreft.

VRAAG 3:

Kan u de samenstelling van de diensten van de GGC-administraties die onder uw bevoegdheden vallen nader toelichten (aantal VTE’s, verdeling naargelang taalrol, geslacht en leeftijdscohorte, al dan niet gedomicilieerd in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest)? Hoe verhouden deze cijfers zich tot de cijfers uit voorgaande jaren?

Zie bijlage 1 voor wat betreft de DVC

Zie bijlage 2a, 2b en 2c voor wat betreft Iriscare.

De invulling van het personeelsplan van Iriscare wordt maandelijks nauwkeurig opgevolgd hetgeen toelaat op elk moment de evolutie ervan te kennen.

VRAAG 4:

Hoeveel personeelsleden werden in de loop van 2021 ontslagen of namen zelf ontslag? Omwille van welke redenen gebeurde dit? Hoe verhouden deze cijfers zich tot de cijfers uit voorgaande jaren?

Sinds 2020 zien we bij de DVC een stijging in het aantal personeelsleden dat vrijwillig ontslag neemt. Dit is een logische gevold van de uitbreiding van het personeelsbestand van de DVC.

In 2020, werden er bij Iriscare 2 FR ontslagen en hebben er 2 zelf ontslag genomen (1 Fr en 1 Nl) In 2021 werd er niemand ontslagen maar hebben er 5 zelf ontslag genomen (2 NL en 3 FR). De ontslagnemende medewerkers wensten een job te vinden die meer in lijn lag met hun basisopleiding, minder stressvol was of een minder zware werklast had.

VRAAG 5:

Met welke graad van absenteïsme werden de verschillende diensten geconfronteerd in 2021 en omwille van welke redenen? Zijn er bepaalde diensten die door ontslagen of absenteïsme de kritische ondergrens bereikt hebben en niet langer naar behoren konden functioneren? Zo ja, kan u nader toelichten welke stappen u ondernomen heeft om deze situatie te verhelpen? Hoe verhouden deze cijfers zich tot de cijfers uit voorgaande jaren?

In 2021 werd vooral de Directie Gezondheid & Bijstand aan Personen geconfronteerd met een hoge graad van ziekteverzuim (9,38%). Dit is dan ook de enig Directie waar er moeilijkheden waren om het correct functioneren te waarborgen. Dit werd enigszins verholpen door de aanwezigheid van externe consulenten en interim-werknemers.

Het gemiddelde percentage van absenteïsme binnen de DVC lag in 2019 op 2,65%, wat opmerkelijk beter is dan het Belgisch gemiddelde voor dat jaar (5,88% - bron : SD Worx). In 2020 steeg dit gemiddelde naar 6,75% wat in lijn ligt met het Belgisch gemiddelde van 6,19% (bron: SD Worx). Wat 2021 betreft daalde het Belgisch gemiddelde naar 6,13% (bron: SD Worx), terwijl het gemiddelde percentage van absenteïsme binnen de DVC opnieuw daalde naar 5%. De stijging gebeurde tijdens de twee laatste jaren waarin de Covid-pandemie op zijn sterkst was.

Zie bijlage 3 voor wat betreft Iriscare.

De bijgevoegde tabellen tonen de evolutie van het absenteïsme per dienst voro de jaren  2020 en 2021. Het absenteïsme komt vooral door seizoensgebonden ziektes van korte duur. Het is vrij stabiel gebleven en zelfs een beetje gedaald.  De algemene graad van absenteïsme, over de diensten heen is gedaald van 5,94% in 2020 naar 5,67% in 2021. De ingestelde acties: een maandelijkse opvolging per dienst; het delen van deze informatie met de Leidend ambtenaar, haar adjunct en de mandaathouders; organisatie van  een opvolging door de sociale dienst van de medewerkers die langer dan 3 maanden afwezig zijn omwille van gezondheidsredenen.

VRAAG 6:

Kan u in het bijzonder toelichten of er binnen de GGC-administraties die onder uw bevoegdheden vallen in 2021 klachten geregistreerd werden omtrent pesten op het werk? Zo ja, kan u toelichten om hoeveel klachten het gaat en in welke departementen? Welke gevolgen werden er aan deze klachten gegeven? Hoe verhouden deze cijfers zich tot de cijfers uit de voorgaande jaren?

Noch in 2021, noch in de voorgaande jaren werden er binnen de DVC klachten geregistreerd aangaande pesten op het werk.

Voor wat betreft de jaren 2020 en 2021, vermelden de jaarverslagen van de externe en interne preventiediensten van Iriscare geen enkele ‘formele psychosociale interventie’ waarvan ‘daden van geweld of pesterijen op het werk’ deel van uitmaken.

Er werden dus geen klachten geregistreerd voor psychisch geweld gedurende de jaren 2020 en 2021.

In het kader van de informele psychosociale interventies (onthaal, advies, …. Met inbegrip van de tussenkomsten van de twee vertrouwenspersonen), bevatten de jaarrapporten onderstaande algemene cijfers zonder dat er melding wordt gemaakt van het onderwerp. Niettegenstaande, hebben de vertrouwenspersonen bevestigd dat, voor wat hen betreft, het niet gaat over pesterijen op het werk. De contacten met de vertrouwenspersonen en de externe preventiediensten verlopen met respect voor de anonimiteit van de betrokkenen. We hebben dus geen enkele informatie over de betrokken diensten.

De cijfers van 2020 zijn hoger dan 2021maar het betreft het eerste werkingsjaar van Iriscare na de volledige overname van de federale bevoegdheden en waarin men ook nog eens met de gezondheidscrisis moest omgaan en de hiermee gepaard gaande gevolgen voor het personeel. 

VRAAG 7:

Kan u toelichten welke audits er in 2021 besteld werden voor de GGC-administraties die onder uw bevoegdheden vallen? Welke aspecten werden hierbij onderzocht? Wanneer werden deze audits opgeleverd of moeten deze opgeleverd worden? Door wie werden/worden deze audits uitgevoerd en welke kostprijs is hieraan verbonden? Welke gevolgen werden er reeds gegeven aan eventuele vaststellingen of conclusies die uit deze audits voortkomen?

Er werden geen audits besteld voor de GGC-administraties die onder onze bevoegdheden vallen.

VRAAG 8:

Kan u toelichten welke audits er in 2022 voorzien worden voor de GGC-administraties die onder uw bevoegdheden vallen? Welke aspecten zullen hierbij onderzocht worden? Door wie zullen deze audits uitgevoerd worden en welke kostprijzen en levertermijnen zijn hieraan verbonden?

Voor 2022 is er geen enkele audit voorzien binnen de DVC.

In december 2021 werk er een overheidsopdracht gelanceerd en toegekend door het Algemeen Beheerscomité van Iriscare met het oog op dienstverlening op het vlak van interne audit voor de periode 2022-2024 en de oprichting van een interne auditdienst en een auditcomité bij Iriscare alsook de opleiding van een toekomstige interne auditor.

De in het kader van deze opdracht te verlenen diensten omvatten met name:

·         een risicoanalyse uitvoeren en redelijke zekerheid verschaffen over het daadwerkelijke risicobeheer;

·         een meerjarig auditplan opstellen;

·         een onafhankelijke, professionele en objectieve audit uitvoeren van de diensten van Iriscare;

·         verbeteringsvoorstellen formuleren;

·         meewerken aan de opstelling van het interne-auditcharter en het charter van het auditcomité;

·         een objectieve en onafhankelijke interne auditdienst oprichten met inachtneming van de internationale auditrichtlijnen.

De geschatte planning van de audit is als volgt:

·         2022: uitvoering van een risicoanalyse en het opstellen van een auditplan, … Voor deze post zal de hoeveelheid werk beperkt blijven tot 35 man-dagen in 2022;

·         2023: uitvoering van ongeveer een 5-tal audits en opleiding van de toekomstige interne auditor over alle aspecten van het vak. De hoeveelheid werk zal beperkt worden tot 60 man-dagen in 2023;

·         2024: uitvoering van ongeveer een 8-tal audits en opleiding van de toekomstige interne auditor over alle aspecten van het vak. De hoeveelheid werk zal beperkt worden tot 120 man-dagen in 2024;

De overheidsopdracht loopt over 4 jaren en werd toegekend aan Ernst&Young Advisory, voor een totaalbedrag van 232.892 EUR BTW Excl., ofwel 294.800 EUR BTW Incl.