Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de audits die in uw administraties plaatsvonden of gepland staan.

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Rudi Vervoort, Minister-President van de Brusselse Hoofdstedelijke regering, belast met Territoriale Ontwikkeling en Stadsvernieuwing, Toerisme, de Promotie van het Imago van Brussel en Biculturele Zaken van gewestelijk Belang (Vragen nr 135)

 
Datum ontvangst: 10/02/2020 Datum publicatie: 16/04/2020
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 19/20 Datum antwoord: 10/04/2020
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
18/02/2020 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    Audits vormen een belangrijke tool in het evalueren en verbeteren van de werking en het bestuur van de gewestelijke administraties en agentschappen. De reeds veelbesproken audits bij het gewestelijk agentschap Net Brussel vormen daar een perfect voorbeeld van. In het kader van de transparantie van het bestuur leek het mij opportuun na te gaan welke audits er door de regeringsleden sedert het begin van de nieuwe legislatuur reeds besteld werden en welke er dit jaar nog gepland staan.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel, die ook naar elk van uw collega’s uit de Regering afzonderlijk opgestuurd werden :

- Kan u een overzicht geven van de audits die u vanaf het begin van de nieuwe legislatuur in 2019 hebt laten uitvoeren in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit, het uitvoerende auditbureau in kwestie, de kostprijs en de oplevertermijn van de audit vermelden? Welke audits zijn er sinds de start van de legislatuur afgerond of opgeleverd? Wat waren de resultaten of conclusies hiervan?

- Kan u voor elk van bovenvermelde audits ook meegeven hoeveel auditbureaus er werden aangeschreven en hoeveel er zich effectief hebben ingeschreven via de aanbesteding? Hoeveel van deze aanbestedingen verliepen via de Europese procedure?

- Welke concrete adviezen hebben deze audits opgeleverd? Op welke manier gaat u hiermee om en welke stappen werden intussen reeds ondernomen? In hoeverre hebt u deze afgeleverde adviezen doorgepraat met de directie of eventuele sociale partners? In welke gevallen hebben deze adviezen reeds geleid tot een actieplan? Welke maatregelen staan er dientengevolge in 2020 gepland en voor welke administraties of agentschappen zullen deze gevolgen hebben? Bij welke instellingen zullen deze adviezen dit jaar tot een concreet stappenplan leiden?

- Kan u een overzicht geven van de audits die u in 2020 reeds hebt besteld of plant te bestellen in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kan u hierbij telkens het onderwerp, de concrete aanleiding van de audit en indien reeds gekend het auditbureau in kwestie en de geschatte kostprijs en oplevertermijn van de audit vermelden?

- Welk totaalbudget voorziet u in 2020 voor de uitvoering van audits?
 
 
Antwoord    Voor wat betreft Citydev:
Sinds het begin van de nieuwe legislatuur in 2019 heeft Citydev.brussels geen externe audits laten uitvoeren.

We wijzen u er echter op dat de jaarlijkse audit van de rekeningen is uitgevoerd door het Rekenhof en de bedrijfsrevisor, de beheersovereenkomst werd geëvalueerd en er werd een balansanalyse van opgemaakt voor de hernieuwing van de beheersovereenkomst. De opdracht werd uitgeschreven door de gewestelijke administratie voor de kabinetten van de voogdijministers; er is een analyse van de interne procedures uitgevoerd om een ERP-systeem (Entreprise Resource Planning) te implementeren. Er werd een verslag opgemaakt over de huidige situatie. De prestaties zijn besteld in het kader van een raamovereenkomst met het CIBG.

Momenteel is er geen audit besteld of gepland in 2020. Er is geen specifiek budget voorzien voor de uitvoering van audits.


Voor wat betreft URBAN:
Binnen Urban.brussels heeft enkel de directie Personeel en Organisatie in 2020 een audit besteld.

De organisatorische begeleiding die de hieruit voortvloeit, heeft tot doel datgene wat nodig is om nieuwe werkvormen te ontwikkelen binnen de kernprocessen van Urban.brussels, te objectiveren en de definiëren.

De vaststellingen en de aanbevelingen die aan de hand van de vooropgestelde doelen uit deze begeleiding worden afgeleid, zullen Urban.brussels in de mogelijkheid stellen: 

- de rol en functie van eenieder binnen de kernprocessen te verhelderen, meer bepaald wat betreft ieders respectieve verantwoordelijkheid op functioneel niveau, maar ook volgens de wettelijke voorschriften (delegaties van bevoegdheid en handtekening; rechtmatigheid van beschikking) en van de procesefficiëntie;
- de globale coherentie en de leesbaarheid van zijn organisatie binnen de zes bestaande directies te versterken;
- te verduidelijken welke mate van transversaliteit en homogeniteit in bepaalde diensten noodzakelijk is;
- zijn behoeften op organisatorisch vlak en qua menselijke middelen in kaart te brengen binnen het nieuwe kader dat de voorbije jaren ontstaan is, met inbegrip van de druk die de teams ondergaan ten gevolge van de bevoegheidsoverdrachten en de BWRO-wijzigingen.

Aanwijzing van de opdrachtnemer:
urban.brussels heeft de opdrachtnemer van deze audit aangewezen op basis van de raamovereenkomst 'Organisatieadvies' die SMALS in december 2017 gelanceerd heeft.

Het bestek dat de raamovereenkomst regelt, bepaalt immers enerzijds dat Smals optreedt als een aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten, en anderzijds dat de overheidsdiensten van gemeenschaps- en gewestministeries en van overheidsinstanties met rechtspersoonlijkheid die horen onder de gemeenschappen en gewesten, gemachtigd zijn bestellingen te plaatsen overeenkomstig deze raamovereenkomst.

Totaal budget voorzien voor 2020:
Het totale offertebedrag beloopt € 86.000 excl. btw - € 104.060 incl. btw.

Planning van de opdracht: 5 maanden


Voor wat betreft Perspective.brussels :
Perspective heeft geen beroep gedaan op externe auditkantoren. De enige audits die voorzien zijn voor 2020 worden uitgevoerd door het Rekenhof, maar dan wel op een andere wijze als externe auditkantoren.


Voor wat betreft de GOB:
Tot nog toe heeft de Directie Interne Audit van de GOB deze legislatuur nog geen auditopdracht uitgevoerd, besteld door leden van de Regering. De interne auditopdrachten uitgevoerd door de Directie Interne Audit van de GOB zijn doorgaans deel van een Auditplan. In theorie kunnen regeringsleden de Directie Interne Audit van de GOB belasten met audits van diensten van de Regering, mits hiervoor een groene nota wordt verstuurd, maar de Directie in kwestie heeft sinds het aantreden van de regering nog geen verzoek van die aard ontvangen.

Vanuit mijn bevoegdheid voor het imago van Brussel en het toerisme kan ik u de volgende elementen van antwoord verstrekken:

screen.brussels:
Behoudens de herziening van de jaarrekeningen door een bedrijfsrevisor heeft screen.brussels fund vzw nog geen enkele audit besteld.

Er is geen audit voorzien in 2020 en er is dan ook geen budget voor vrijgehouden.

Visit.brussels:
Er zijn twee audits uitgevoerd of in uitvoering: een audit van de organisatie en de aanstelling van een bedrijfsrevisor.


I. Wat de organisatorische audit betreft :

1. Voorwerp:
Het betreft een opdracht voor aanneming van diensten betreffende een organisatorische audit van visit.brussels, alsook de implementatie en ondersteuning van organisatorische en operationele veranderingen, die gebonden zijn aan de digitale transformatie van visit.brussels.

2. Concrete aanleiding:
In het actieplan van 2019 besluit visit.brussels in te zetten op digitale ontwikkeling om van visit.brussels een ‘digital-centric’ organisatie te maken en op die manier in te spelen op de maatschappelijke evolutie. Parallel met deze dynamiek is besloten om ook de bestaande werkmethoden binnen de vzw te doen evolueren. In samenwerking met de Ondernemingsraad en de werknemersvertegenwoordigers is een nieuw arbeidsreglement opgesteld dat visit.brussels in staat kan stellen om een werkmethode te introduceren die voldoet aan de verwachtingen van de huidige werknemers.

3. Opdrachtnemer en kostprijs :
SCRL Belly & Brain, met een kostprijs van 144.000 EUR exclusief BTW voor 2019 en 2020.

4. Opleveringstermijn:
Organisatorische audit gedurende 6 weken en daarna een begeleiding van de verandering gedurende 24 maanden.

5. Resultaten/conclusies:
Nog niet beschikbaar omdat de organisatieaanpassing pas van start gaat in april-mei.

6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure:
Van de 11 inschrijvers die een offerte hebben ingediend, blijken er slechts vijf regelmatig en geldig.
Deze opdracht wordt toegewezen met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking conform artikel 42, § 1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016, omdat de goed te keuren uitgave, zonder belasting op de toegevoegde waarde, de drempel vastgelegd door de Koning niet overschrijdt.

7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits
Resultaten/conclusies nog niet beschikbaar.

a) Begeleiding van de verandering voor het Directieteam :
- Deelname aan de vergaderingen van het Directiecomité van februari tot juli 2019: 3 vergaderingen van 2 u./maand.
- Begeleiding van de directeurs: 3 halve dagen per directeur, of 7,5 dagen werk.
- Werken aan de missie en waarden van visit.brussels: 3 werkdagen.

b) Begeleiding van de managers en de teams.
- Afhankelijk van de beslissingen van de nieuwe organisatie, 2 halve dagen ondersteuning per team, of +/- 40 werkdagen.

c) Begeleiding van de organen van de personeelsvertegenwoordiging:
- Deelname als expert aan de OR en aan informele ontmoetingen met vertegenwoordigers van het personeel: 6 vergaderingen van de Ondernemingsraad van februari tot juli 2019, of 6 halve werkdagen.

d) Opzetten en omkadering van een transformatieteam binnen visit.brussels met een hand-over proces over een periode van 2 jaar.

8. Overleg
Met de directie maar niet met sociale partners

9. Actieplan
Op grond van de audit uitgevoerd in 2019 stelde de consultant een concreet actieplan op voor de transformatie van visit.brussels en volgt deze de uitvoering hiervan op.

1° Het transformatieproces superviseren door de aanbevelingen naar concrete acties te vertalen en door een veranderingsproces te implementeren, in samenwerking met een intern transformatieteam.
2° Strategische en operationele ondersteuning om de uitvoering van de strategische vereisten te sturen en te superviseren, en toezicht te houden op de ontwikkeling van nieuwe strategische plannen, acties, tools en procedures die nodig zijn voor de uitvoering van de verschillende aanbevelingen en besluiten naar aanleiding van de studie over de digitale transformatie van visit.brussels. Dit zal gebeuren in samenwerking met de verschillende betrokken afdelingen (digitale communicatiedienst en andere).

3° Helpen bij de uitvoering van de verschillende projecten: ze plannen, definiëren en coördineren van aanbevelingen voor specifieke projecten op kleine, middelgrote en grote schaal met interne teams.
4° Helpen en ondersteunen van de teams bij de implementatie van een nieuwe manier van werken in projectmanagement, inclusief voor het gebruik van nieuwe tools.

10. Maatregelen voorzien voor 2020. Betrokken besturen/agentschappen.
Visit.brussels publiceerde zopas een bestek voor de uittekening van hun totaal nieuwe digitale ecosysteem.

II. Wat de keuze van een bedrijfsrevisor betreft :

1. Voorwerp:
Het betreft een dienstenopdracht voor de aanstelling van een bedrijfsrevisor (natuurlijke persoon of rechtspersoon ingeschreven bij het Instituut van de Bedrijfsrevisoren) voor de controle en de certificering van de rekeningen voor de boekjaren 2018, 2019 en 2020 van de vzw visit.brussels.

De voornaamste opdracht betreft daarbij het nazicht van de boekingen en de certificering van de juistheid en de echtheid van de jaarrekeningen, alsook de controle van de economische en financiële informatie die aan het beheersorgaan voor de dienstjaren 2018, 2019 en 2020 bezorgd dient te worden.

2. Concrete aanleiding:
Krachtens het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen dient de vzw een commissaris aan te stellen onder de bedrijfsrevisoren die staan ingeschreven in het openbaar register van het Instituut van de Bedrijfsrevisoren om haar jaarrekeningen te onderzoeken.

3. Opdrachtnemer en kostprijs :
SCIUPRL « DGST & Partners – Réviseurs d’entreprises » met een kostprijs van 15.300 EUR exclusief BTW voor 2019.

4. Opleveringstermijn:
De certificering van de jaarrekeningen vastgesteld op 31/12 dient ten laatste te gebeuren tegen 15/5 van het volgende dienstjaar.

5. Resultaten/conclusies:
Gewaarmerkt zonder voorbehoud.

6. Gecontacteerde auditkantoren, aantal inschrijvers, aantal opdrachten onderworpen aan de Europese procedure:
Drie inschrijvers hebben een regelmatige en geldige offerte ingediend.

Deze opdracht wordt toegewezen met een onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overeenkomstig artikel 42, § 1, 1°, a) van de wet van 17 juni 2016, omdat de goed te keuren uitgave exclusief BTW de door de Koning vastgelegde drempel niet overschrijdt.

7. Resultaten/conclusies en follow-up van de audits
Gewaarmerkt zonder voorbehoud.

a) bij aanvang van het mandaat wordt kennis genomen van het dossier van de uittredende commissaris;

b) nazicht van de regelmatigheid van de bewijsstukken van de geboekte verrichtingen;
- Aankopen: +/- 8300 stuks
- Ontvangsten: +/- 1600 stuks

c) Nazicht van de jaarrekeningen/financiële jaarstaten en beheersverslag;

d) Nazicht van de jaarlijkse uitvoeringsrekening van de begroting

e) Nazicht van de reconciliatie:
- van de boekhoudkundige en budgettaire resultaten
- van de grote balansposten met de uitvoeringsrekening van de begroting.

f) voorlegging van het certificeringsverslag door de commissaris ingevolge dit nazicht;

g) in voorkomend geval bijstand bij twee vergaderingen ingevolge de audits van het Rekenhof;

h) controle van de consistentie van de goederen en waarden die toebehoren aan de entiteit of die deze gebruikt of beheert. Het resultaat van deze controle dient opgenomen te worden in een verslag met betrekking tot roerende en onroerende goederen, en dan meer bepaald :
- het kassaldo, banken
- de voorraden, de portefeuille, de schuldvorderingen

i) Controle dat de inventarissen goed zijn gehouden, en dat de beoordelingen zijn gebeurd overeenkomstig de vooraf vastgestelde regels.

j) In voorkomend geval bijstand voor de vergaderingen van de raad van bestuur en de algemene vergadering waarop de jaarrekeningen ter goedkeuring worden voorgelegd;

k) Voorlegging van een verslag aan het beheersorgaan met een samenvatting van de voorstellen voor verbetering van de administratieve systemen en de interne controle;

l) Bijstand voor de algemene vergadering of enige andere vergadering waarop rekeningen moeten worden goedgekeurd;

m) Deelname aan informatievergaderingen van de ondernemingsraad;

n) Beëindiging van het mandaat, waarbij de intredend commissaris toegang krijgt tot het hele dossier.

8. Overleg
Met de directie maar niet met de sociale partners


III. Gedetailleerd overzicht van de bestelde of voorziene audits voor 2020.

Wij gaan een overheidsopdracht uitschrijven met het oog op een raamovereenkomst voor consultancy, audit en opleiding in de interne procedures van visit.brussels. De audit krijgt als voorwerp de procedures, het herschrijven van de interne procedures, en dan vooral deze met betrekking tot aankopen en boekhouding bij visit.brussels, alsook opleiding van het personeel van visit.brussels in deze procedures.

Om de procedures te optimaliseren, wenst visit.brussels daarom een audit van deze procedures uit te voeren (evaluatie van de gegrondheid, audit van de relevantie…) door een externe consultant. Deze is nog niet bekend omdat de opdracht nog niet is bekendgemaakt.

Ingevolge de audit van de bestaande procedures en de identificatie van de ontbrekende procedures krijgt de consultant na overleg met visit.brussels de opdracht de procedures te herschrijven en heel het procedurepalet te illustreren aan de hand van schema’s en flowcharts.

Deze werkzaamheden moeten leiden tot een beter begrip van de procedures en van het belang hiervan bij de operatoren die in de meeste gevallen geen financiële of budgettaire opleiding hebben genoten bij visit.brussels.

Het doel hiervan is dat heel het personeel zich deze procedures zo spoedig mogelijk eigen maakt.