Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de uitvoering van de aanbevelingen van de Gartner-studie over de IT-uitgaven.

Indiener(s)
Christophe De Beukelaer
aan
Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 938)

 
Datum ontvangst: 03/02/2022 Datum publicatie: 02/05/2022
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 21/22 Datum antwoord: 02/05/2022
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
25/04/2022 Ontvankelijk p.m.
 
Vraag    U hebt uw actieplan duidelijk goedgekeurd en de prioriteiten vastgesteld voor de rationalisering van het IT-beheer in Brussel. We hebben de follow-up van de Gartner-studie en deze rationalisering al kunnen bespreken, zowel in de commissie als tijdens de begrotingsbesprekingen.

De complexiteit van de Brusselse instellingen heeft een impact gehad op het IT-beheer, met verschillende instellingen binnen het gewest, maar ook tussen de gemeenten en het gewest. De beheerde budgetten zijn gigantisch. Binnen het totale budget dat aan IT wordt besteed, zijn er grote uitgaven, zoals die van de MIVB (101 miljoen euro), het CIBG (48 miljoen euro), de Stad Brussel (44 miljoen euro), de GOB (23 miljoen euro) enz. voor een totaal van bijna 300 miljoen euro. Deze kosten zullen worden gemaakt naarmate de administratie verder wordt gedigitaliseerd.

De regering heeft dus aan het bureau Gartner de opdracht gegeven om te onderzoeken hoe deze kosten kunnen worden verminderd en hoe het IT-beheer in Brussel kan worden verbeterd. Bij het lezen van deze studie zijn de bevindingen glashelder: er zijn besparingen mogelijk, er bestaan dubbele posten en de instellingen trappen op elkaars tenen.

Er is een hele reeks maatregelen, waarvan sommige eenvoudig in te voeren zijn, zoals het beheer van de printers, dat volgens uw cijfers 1,5 miljoen euro per jaar zou moeten besparen. Dat is een optimistische schatting, maar het is zeker een essentiële maatregel.

Dan is er nog een hele reeks structurele rationaliseringsmaatregelen. Deze omvatten een gecentraliseerd aankoopbureau en gemeenschappelijke IT-licenties. De Gartner-studie stelt ook dat het potentieel voor kostenverbetering vooral ligt in de optimalisering van de werklast en het beheer van de vraag, met een optimaliseringspotentieel van ongeveer 20%.

U hebt onlangs uw actieplan aan de pers voorgesteld. Het lijkt erop dat de zaken vorm krijgen, en dat is maar goed ook.

Bijgevolg zou ik u de volgende vragen willen stellen:

  • Uw regering heeft een reeks maatregelen vastgesteld die snel en gemakkelijk kunnen worden ingevoerd. Welke zijn dat precies, wat is het geplande tijdschema en wat zijn de verwachte winsten voor de begroting 2022? Zijn die laatste opgenomen in de begroting die eind 2021 werd voorgesteld?

  • Wat zijn de details van de maatregelen voor de optimalisering van de werklast en het beheer van de vraag die Gartner aanbeveelt, en welke zal uw regering invoeren? Hoe zit het met de 9 optimaliseringskansen die Gartner heeft geïdentificeerd?

  • U vermeldt een centraal aankoopbureau. Hoe zal dat werken? Welke producten zal het kunnen aankopen? Zal het alleen toegankelijk zijn voor de gewestelijke instellingen, of zullen de gemeentelijke instellingen die dat wensen zich ook bij de aankoopcentrale kunnen aansluiten?

  • U noemde in de pers ook het grote aantal websites dat verbonden is met overheidsinstellingen. We zijn het erover eens dat we de burgers niet moeten laten lijden onder de institutionele complexiteit van ons gewest. Hoe worden deze IT-vereenvoudiging enerzijds en de kwestie van de websites anderzijds samen onderzocht?

  • Tot slot lijkt het me dat de vereenvoudiging van de IT-middelen van ons gewest verder moet gaan dan alleen maar samenwerkingen. Sommige fusies zouden raadzaam zijn. Tot de grote uitgavenposten behoren de informaticadienst van de Stad Brussel en het CIBG. Werd in het kader van dit vereenvoudigingsproces een fusie onderzocht? Zo ja, wat zijn de conclusies? Zo niet, waarom niet? Dezelfde vraag geldt voor Connect IT.
 
 
Antwoord    1/
Voordat ik u antwoord, wil ik allereerst beginnen met het vermelden van een reeks acties die ik reeds ben beginnen uitvoeren:
- het IT-kostenoptimalisatieprogramma begon in 2021 met het mobiliseren van teams en het uitvoeren van projecten,
- het schrijven van lastenboeken/opdrachten voor de centralisatie van toekomstige IT-diensten van het Gewest,
- de lancering van de nieuwe gewestelijke IT-governance,
- de lancering van het platform voor gegevensuitwisseling,
- de definitie van een operationeel model voor de implementatie van de Brusselse cloud,
- de oprichting van het gewestelijke aankoopbureau,
- het opzetten van een professionele dienst voor kantoorautomatisering binnen het Gewest (Managed Work Place). Het is ook de bedoeling dat tegen eind 2022 vier gewestelijke administraties gebruik zullen maken van deze nieuwe diensten: het CIBG, Bruxelles Formation, Actiris en Brussel Fiscaliteit
Bovendien zien we nu al dat deze maatregelen al vruchten beginnen af ​​te werpen. Sommige via een "kostenreductie" door de bundeling van de aankoop van licenties (het CIBG schat bijvoorbeeld dat jaarlijks ongeveer € 300.000 zal worden bespaard dankzij het gewestelijke Microsoft-contract op Azure- en Office 365-services of zelfs ongeveer € 50.000 op de BizzDesign-tool).
Het is ook de bedoeling dat het CIBG in 2022 de inventarisatie, analyse en bundeling van bestaande opdrachten zal voortzetten met zowel directe (bijv. mutualisering van de inspanning van de aankoopcyclus) als meerjarige (bijv. massificatie via gewestelijke contracten, SAP, Oracle) voordelen.

Ten slotte heeft de Brusselse Regering de CIBG de opdracht gegeven om een jaarverslag op te stellen teneinde de voortgang van projecten voor de optimalisatie van de IT-kosten te beoordelen. Het is de bedoeling dat de Brusselse Regering de baten en lasten van de verschillende projecten kan objectiveren.

2/
Zoals reeds vermeld in het antwoord op schriftelijke vraag 701 is het CIBG gestart met de uitvoering van negen projecten en werkt het intensief aan de operationalisering ervan. Het doel op lange termijn is om een ​​einde te maken aan de dynamiek waarbij iedereen zijn software of computerhardware koopt zonder overleg met de andere partijen.

Meer specifiek zijn de optimalisatiemogelijkheden met een impact op het vraagbeheer de volgende:
● De implementatie van een nieuwe gewestelijke IT-governance. Deze zal gewijd zijn aan het valideren van de relevantie van grote investeringen, aan het zoeken naar gemeenschappelijke oplossingen, terwijl de nadruk ligt op het creëren van synergieën.
● Het versterken en professionaliseren van het delen van gegevens tussen de Brusselse entiteiten en de andere bevoegdheidsniveaus.
● Het implementeren van financiële governance van IT waarbij de consument van diensten betaalt voor wat hij verbruikt ('chargeback') of wordt geïnformeerd over de kosten van de gebruikte IT-oplossingen ('showback').

De optimalisatiemogelijkheden met impact op kosten per eenheid en efficiëntie zijn:
● De oprichting van een dienst voor het beheer van de werkposten binnen het Gewest (eerste en tweedelijnsdiensten), om een ​​efficiënte en gestandaardiseerde werkomgeving te creëren, geleverd door het CIBG en een privépartner.
● De oprichting van een gewestelijke aankoopbureau binnen het Gewest voor de bevoorrading van materiaal en diensten alsook voor het opstellen van offerteaanvragen.
● De implementatie van een gewestelijke hybride datahostingstrategie waarbinnen we het gewestelijke 'datacenter' willen optimaliseren en een Brusselse clouddienst (cloud) willen oprichten.


3/
Het Gewestelijke Aankoopbureau zal fungeren als een centrum van gedeelde diensten voor de bevoorrading en het beheer van de leveranciers en aankopen. Dit bureau wordt met andere woorden verantwoordelijk voor het opzetten van een gewestelijk beleid voor de inkoop van ICT-oplossingen en -benodigdheden.

Het toekomstige Gewestelijk Aankoopbureau zal de IT-behoeften van administraties verzamelen, inventarissen uitvoeren om apparatuur en licenties op te lijsten, enz. Het doel is om beter te reageren op en ondersteuning te bieden aan overheden bij het opzetten van diensten. Aanvankelijk zal de actie beperkt zijn tot informatietechnologie-producten en -diensten met een mutualiseerbare basis (bijvoorbeeld de aankoop van Microsoft-licenties, de aankoop van laptops en printers, enz.).

Tegen 2023 is het de bedoeling om de behoeften van de 10 gewestelijke entiteiten met het grootste IT-budget te integreren. Uiteindelijk is het de ambitie om de dienstverlening uit te breiden naar alle gewestelijke besturen en ook naar de plaatselijke besturen.


4/
Het klopt dat we momenteel een aanpak implementeren om het aantal websites in het Brussels Gewest te rationaliseren. Dit maakt deel uit van een specifieke beleidswerf gewijd aan de nieuwe gewestelijke webstrategie.

Deze strategie is in lijn met een nieuw gewestelijk werkkader dat gebaseerd is op een meer collaboratieve aanpak met als doel de Brusselaars een coherenter en inclusiever ecosysteem te kunnen bieden. Het rationaliseren van de websites zal worden uitgevoerd in functie van de behoeften van de burgers en niet van de behoeften van de administraties. Het idee is om een ​​beperkt aantal thematische portalen te kunnen definiëren die dezelfde architectuur zullen delen en dit met een zichtbare gewestelijke identiteit. Momenteel zijn we bezig met het identificeren van de thematische portalen en we zijn van plan om in de loop van 2022 een concreet voorstel aan de regering voor te leggen.

5/
Zoals beantwoord op 22 juni 2020 staat de fusie tussen het CIBG en i-City helemaal niet op de agenda. Ook lijkt een dergelijke fusie niet passend omdat elke organisatie specifieke en complementaire doelstellingen heeft. Hetzelfde geldt voor de directie Brusse ConnectIT van de GOB.

Daarom wordt de samenwerking versterkt om de nagestreefde doelstellingen effectief te bereiken, met name via de programma's WePulse, Fix-My-Street, Nova, Fidus, Osiris, enz.