Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende het beheer van uitgaande zendingen met "Brupost"

Indiener(s)
Geoffroy Coomans de Brachène
aan
Sven Gatz, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel (Vragen nr 510)

 
Datum ontvangst: 14/09/2022 Datum publicatie: 08/11/2022
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 20/10/2022
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
22/09/2022 Ontvankelijk
 
Vraag   

 

In Brussel worden jaarlijks bijna 10 miljoen zendingen door de overheid verstuurd, wat 19 miljoen euro kost, exclusief personeelskosten.1.

  • 81% van de zendingen wordt op papier verzonden en intern klaargemaakt. De interne verwerking op papier is het duurst: gemiddeld 2,01 euro per verzending, exclusief personeelskosten.

  • 11% van de zendingen wordt op papier verzonden en door een externe dienstverlener verwerkt. De kosten voor het verzenden van een zending bedragen 1,13 euro als de papieren verwerking via een externe partner wordt gecentraliseerd.

  • 8% van de zendingen wordt direct digitaal verstuurd (per e-mail of in de eBox). De gemiddelde kosten van een digitale verzending dalen dan tot €0,102.

Gelet op het voorgaande zou ik u de volgende vragen willen stellen:

  1. Kunt u zeggen hoe het staat met het Brupost-project en de zendingen van de Brusselse gewestelijke besturen, en met name over de ontwikkeling van hun aantal in de afgelopen jaren?

  2. Wat zijn de doelstellingen op korte en middellange termijn om de enorme kosten die deze zendingen met zich meebrengen te verminderen en tegelijkertijd de voor een overheidsdienst noodzakelijke efficiëntie te behouden? Hebt u een precieze agenda?

  3. Wetende dat, volgens een recente studie van de Koning Boudewijnstichting3 46% van de bevolking in in een situatie van digitale kwetsbaarheid verkeert, welke strategie en welke middelen worden ingezet om de kosten te drukken zonder het contact met de meest kwetsbare bevolkingsgroepen te verliezen?

  4. Hoe verklaart u het verschil van 88 cent/zending tussen een verzending door de interne diensten van het Gewest en dezelfde verzending via een externe partner? Wordt er ook rekening gehouden met de termijn? En zo ja, wat is de gemiddelde stiptheid van de verschillende formules?

  5. Werd een overheidsopdracht gelanceerd om de uitbesteding van verzendingen te veralgemenen, waardoor meer dan 6,5 miljoen euro per jaar kan worden bespaard? Zo niet, waarom niet? Zo ja, hoe snel zal deze operationeel zijn?

  6. Post verzenden kan duur zijn, maar ook het aantal herinneringen kan de rekening verhogen. Kunt u mij meedelen hoeveel van de 10 miljoen uitgaande zendingen herinneringen zijn? Welke strategieën worden ingevoerd om deze herinneringen drastisch te verminderen?

  7. Van de door de gewestelijke autoriteiten verzonden brieven heeft een aantal betrekking op de betaling van bijzonder kleine bedragen, soms minder dan 2 of 3 euro. Heeft de regering overwogen deze bedragen niet te vorderen en zo te besparen op het versturen van zendingen of zelfs herinneringen, die duurder zouden zijn dan de terug te vorderen bedragen?

  8. Heeft u, wetende dat de personeelskosten niet in de berekening zijn opgenomen, een schatting gemaakt van de extra kosten die per post, maar ook per e-mail moeten worden gemaakt?

  9. Afgezien van de financiële kosten zie ik geen milieucriteria die vermeld worden om de vermindering van het aantal zendingen rechtvaardigen.Moet angenomen worden dat dit bijkomstig is voor de Brusselse regering? Indien dit niet het geval is, hoe moet het gebrek aan gegevens in dit verband dan worden beschouwd?

  10. Hebt u het milieueffect van intern verzonden post, uitbestede post en e-mail vergeleken, met name rekening houdend met de verborgen "kosten" in verband met het gewicht van bijlagen op computerservers?

  11. De studie van Easy.brussels studie 4 vermeldt dat slechts 43 van de meer dan honderd gewestelijke en plaatselijke instellingen hebben geantwoord, en dat met name de Stad Brussel, Schaarbeek en Parking.brussels de vragenlijst niet hebben teruggestuurd. Hoe moeten we dit gebrek aan respons van zoveel grote instellingen begrijpen, maar ook de geldigheid van de resultaten van de studie, gelet op sommige benaderende cijfers?

  12. In dezelfde studie wordt verwezen naar verplichtinge  op juridisch, technisch, strategisch vlk en i.v.m. de gebruikers. Welke maatregelen heeft de Brusselse regering genomen om deze te overwinnen of aan te pakken?

 
 
 
Antwoord    Ik heb de eer u het volgende antwoord mee te delen:

1.

De meest recente cijfers waarover we beschikken, zijn de postvolumes voor 2020, verzameld tijdens de inventarisatie die in 2021 werd uitgevoerd met betrekking tot het beheer van de uitgaande post van de besturen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

De samenvatting van de resultaten en de beschrijving van de methodologie zijn beschikbaar op de website van easy.brussels.

In 2020 werden 10,79 miljoen brieven verstuurd, waarvan bijvoorbeeld 1,4 miljoen door Brussel Fiscaliteit, 1,2 miljoen door de Iris-ziekenhuizen en 1,1 miljoen door Vivaqua.

Deze resultaten bevestigden het potentieel van een gewestelijk project zoals Brupost, dat het mogelijk maakt financiële besparingen te realiseren en enkele van de belemmeringen voor digitalisering waarmee bepaalde besturen momenteel te kampen hebben, weg te nemen.
Het Brupost-programma werd in 2021 officieel gelanceerd door easy.brussels, in samenwerking met het CIBG, en is gebaseerd op verschillende beleidsoriënteringen:
- het opstellen van een bestek voor de selectie van de externe partner die zal worden belast met het drukken en voorbereiden van de papieren post. De gunning van de overheidsopdracht wordt verwacht in het tweede kwartaal van 2023;
- de ontwikkeling van een technische oplossing die zal fungeren als tussenschakel tussen de besturen en de eBox-systemen of de technische systemen van de externe partner die belast is met het drukken van de papieren post. De ontwikkelingen zullen naar verwachting in het derde kwartaal van 2023 voltooid zijn;
- de oprichting van een ondersteunings- en begeleidingsdienst voor de besturen.

2.
De Brupost-oplossing zal kostenbesparingen bij de besturen mogelijk maken. Uit de in 2021 uitgevoerde inventarisatie blijkt dat in 2020 een op papier verzonden en op het internet voorbereide postzending gemiddeld 2,01 euro per zending kostte (exclusief personeelskosten). Deze kosten dalen tot 1,13 euro per zending als de post op papier wordt verstuurd en door een externe partner wordt voorbereid, en tot 0,10 euro per zending als de post digitaal wordt verstuurd.

Door de besturen in staat te stellen gemakkelijk post naar de eBox te sturen en/of de verzending van papieren post uit te besteden, zal Brupost de besturen de mogelijkheid bieden de kostprijs van hun uitgaande post te verlagen.

Het einde van de ontwikkelingen van de Brupost-oplossing is gepland voor het derde kwartaal van 2023. De eerste besturen zullen de oplossing tegen het vierde kwartaal van 2023 in gebruik kunnen nemen. Na een geschatte periode van 5 jaar om de besturen geleidelijk naar de oplossing te doen overschakelen, wordt de jaarlijkse winst geraamd op 9,4 miljoen euro per jaar voor alle besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest samen.

3.

De doelstelling van het Brupost-project is tweeledig:
- alle Brusselse (lokale en gewestelijke) instellingen de mogelijkheid bieden om gemakkelijk post te sturen naar de eBox (burger/onderneming);
- de verwerking van papieren post optimaliseren en centraliseren door samen te werken met een externe partner.

Het kanaal "papieren post" is dus opgenomen in de oplossing, naast het digitale kanaal van de eBox.

Het zal met name worden gebruikt wanneer het verzenden van digitale post via de eBox niet mogelijk is: wanneer de ontvanger dat niet wenst en daarom zijn eBox niet heeft geactiveerd, of voor bepaalde soorten post die het bestuur liever in papieren vorm wenst te behouden. De gecentraliseerde verzending van papieren post via een externe partner zal het al mogelijk maken een gemiddelde besparing van 0,88 euro per zending te boeken ten opzichte van de huidige situatie.

4.

Dit verschil (berekend op basis van de gemiddelde prijzen per zending) is voornamelijk te danken aan de schaalvoordelen van de externe partner, die dankzij de samenvoeging van de volumes van zijn klanten profiteert van lagere prijzen voor papier, enveloppen, frankering, vervoer, enz. De machines die worden gebruikt om de zendingen voor te bereiden (bv. frankeermachines, vouwmachines, omslagvulmachines) zijn ook rendabeler door hun prestaties en de volumes die zij dagelijks verwerken. Aangezien het drukken en voorbereiden van documenten of brieven hun kernactiviteit is, optimaliseren en automatiseren de externe partners hun productieprocessen zo veel mogelijk, waardoor zij hun klanten ook voordelige tarieven kunnen aanbieden.



De door de externe partners geboden voorbereidingstijd bedraagt doorgaans 1 of 2 werkdagen tussen het tijdstip waarop de partner de af te drukken post ophaalt van een beveiligde server (doorgaans rond 18.00 uur) en het tijdstip waarop de post voor distributie wordt overgedragen aan een postdienstverlener, afhankelijk van het door de afzender gekozen tijdschema (prioriteit of geen prioriteit).
5.

De lancering van een gewestelijke overheidsopdracht voor de selectie van een externe partner voor het drukken, voorbereiden en verzenden van papieren post is een van de krachtlijnen van het Brupost-project.

easy.brussels heeft, in samenwerking met het team "Overheidsopdrachten" van het CIBG, een bestek opgesteld op basis van soortgelijke opdrachten in het Brussels Gewest en op basis van informatie die is ingewonnen bij bepaalde besturen, potentiële partners en de verantwoordelijken voor de oplossing "Magda Documentendienst" in het Vlaams Gewest.

Het bestek wordt momenteel door de verschillende instanties gevalideerd.
De overheidsopdracht zal naar verwachting in het eerste kwartaal van 2023 worden gepubliceerd, met het oog op een gunning in het tweede kwartaal van 2023.

Alle lokale en gewestelijke besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest die de Brupost-oplossing zullen gebruiken, zullen gebruik kunnen maken van deze kaderovereenkomst.
6.
We hebben geen cijfers over het aandeel van de aanmaningen in het totale volume van de door de Brusselse besturen verzonden post.


Het Brupost-project ondersteunt de besturen bij hun denkoefening over het beheer van hun uitgaande post: welke post wordt vandaag verstuurd? Moet die per standaardpost of per aangetekende post worden verstuurd? Moeten de poststukken ondertekend zijn? Zo ja, is dat om juridische redenen of "uit gewoonte"? Kunnen ze in de toekomst via de eBox worden verzonden?

De optimalisering van brieven van het type "factuur" zal worden opgenomen in deze denkfase van de besturen: hoe kunnen zij de inhoud van hun facturen optimaliseren om de betaling te versnellen en het aantal aanmaningen te verminderen?

Oplossingen zoals het toevoegen van een QR-code aan de brief, of het gebruik van een betalingsoplossing gekoppeld aan een digitale verzending via de eBox, kunnen de betaling van facturen vergemakkelijken en versnellen.

7.

De Brupost-oplossing moet worden gezien als een verzendingskanaal. De besturen blijven zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de brieven en voor de keuze om al dan niet een brief te sturen.

De vraag zal wel worden opgenomen in de denkoefening
over het beheer van de post die aan de besturen wordt voorgelegd, als voorbereidingsfase op het Brupost-project.

8.

Tijdens de inventarisatie in 2020 is besloten de personeelskosten in verband met de voorbereiding van de uitgaande post niet mee te rekenen. Dit gegeven zou het nog complexer maken de kostprijs te bepalen (aangezien het postbeheer gewoonlijk wordt uitgevoerd door verschillende personen die dit naast andere taken op zich nemen) en de kosten tussen besturen met hetzelfde profiel te vergelijken.

Bovendien is het Brupost-project niet specifiek gericht op een vermindering van het personeelsbestand. De medewerkers zullen de resterende fysieke post blijven behandelen (pakjes, brieven die niet digitaal aan Brupost kunnen worden bezorgd, inkomende post, enz.) of er kunnen andere taken aan hen worden toevertrouwd.

De mogelijke winst aan personeelskosten is trouwens niet opgenomen in de business case van het project.
9.

De Brupost-oplossing maakt deel uit van de digitaliseringsstrategie van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Deze digitalisering is niet alleen belangrijk om tegemoet te komen aan de behoeften van de gesprekspartners van wie de communicatievoorkeuren zijn geëvolueerd, en om aan efficiëntie te winnen, maar ook om te voldoen aan een ecologische behoefte.

Door de verzending van post naar de eBox te vergemakkelijken, zal Brupost de gewestelijke normen op dit gebied verhogen.

In het bestek voor de selectie van de externe partner die met het drukken en de voorbereiding van de papieren zendingen zal worden belast, moet bijzondere aandacht worden besteed aan de milieucriteria.
10.

Dit aspect is niet specifiek geanalyseerd in het Brupost-project.
11.

Bij een studie van deze omvang is het moeilijk een antwoordpercentage van 100% te verkrijgen, omdat de administraties ook elk hun eigen prioriteiten en lopende projecten hebben.
Het doel van de studie was (al dan niet) bevestigen dat er nood is aan een project zoals Brupost, en bepaalde elementen van het project becijferen. De 43 antwoorden vormden een representatieve steekproef voor de Brusselse administraties, waaraan zowel plaatselijke als gewestelijke administraties meewerkten. Bij de extrapolatie van de resultaten werd rekening gehouden met de verschillende profielen van de administraties en hoe ze hun uitgaande post beheren.

Sinds deze studie werden bijkomende contacten gelegd met verschillende administraties (waaronder parking.brussels), om hun behoeften te bespreken en de toekomstige Brupost-oplossing te verfijnen.
12.

Uit de wettelijke, technische en strategische beperkingen die tijdens de stand van zaken werden vastgesteld, bleek dat er een gewestelijk project moest worden opgezet dat, via het kader dat het aan de administraties zal bieden, hen zal helpen de vastgestelde struikelblokken weg te werken.

Het Brupost-project is opgebouwd rond drie krachtlijnen die de administraties zullen ontlasten op weg naar een communicatie naar de eBox en een centralisering van de papieren post:
- de ontwikkeling van een technische oplossing en ondersteuning, waardoor de benodigde technische ontwikkelingen voor de administraties tot een minimum worden beperkt;
- de opstelling van een gewestelijke raamovereenkomst voor de centralisering van het beheer van de papieren post, waardoor vermeden wordt dat elke administratie hiervoor haar eigen overheidsopdracht moet uitschrijven en beheren;
- een ondersteunende dienst, die de administraties zal begeleiden bij hun overwegingen en tijdens de fases van hun project om hun uitgaande post te optimaliseren.