Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de stand van zaken omtrent de regionale webstrategie

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 1073)

 
Datum ontvangst: 09/11/2022 Datum publicatie: 17/01/2023
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 05/01/2023
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
18/11/2022 Ontvankelijk
 
Vraag   

Volgens de informatie die terug te vinden is op de website van easy.brussels zou de uitvoering van de tweede fase van de regionale webstrategie momenteel volop aan de gang moeten zijn. Na de eerste fase omtrent analyses, benchmarking en aanbevelingen uit de periode 2020-2021 werd de tweede fase opgestart in maart 2022.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de ontplooiing en uitvoering van deze tweede fase van de gewestelijke webstrategie? Kan u duiden of de beoogde themawebsites inmiddels reeds werden bepaald, alsook de onderliggende aspecten die daaromtrent vermeld worden op de website (thematische families, playbook, technologie, technische aspecten)?

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de verschillende stappen van de regionale webstrategie die op de website van easy.brussels staan opgelijst?

    • Werden de workshops om de modus operandi van het project te bepalen reeds afgerond? Zo ja, kan u deze nader toelichten? Wat zijn de conclusies en hoe zal deze modus operandi concreet functioneren? Zo neen, kan u duiden waaraan de desbetreffende vertraging te wijten is?

    • Werden de workshops met overheidsdiensten om de ‘toptaken’ van de websites te definiëren reeds afgerond? Zo ja, kan u deze nader toelichten? Wat zijn de toptaken? Hoe werden deze bepaald? Zo neen, kan u duiden waaraan de desbetreffende vertraging te wijten is?

    • Werden de bevragingen aan de burger en aan de overheidsagenten via enquêtes op de regionale websites reeds afgerond? Zo ja, kan u deze nader toelichten? Hoe werd dit aangepakt? Welke periode? Hoeveel burgers en agenten werden bevraagd? Wie deed deze bevraging? Hoeveel kostte deze bevraging? Zo neen, kan u duiden waaraan de desbetreffende vertraging te wijten is?

    • Werden de workshops om de families te definiëren reeds afgerond? Zo ja, kan u deze nader toelichten? Wat was hiervan de doelstelling ? Hoe impacteert deze definitie de regionale webstrategie? Hoe worden de websites aangepast aan de noden van families? Waarom zijn alleenstaanden niet hierbij betrokken? Zo neen, kan u duiden waaraan de desbetreffende vertraging te wijten is?

  • Welke globale timing voorziet u voor deze tweede fase? Zijn hier reeds aanpassingen aan gebeurd? Welk tijdspad voorziet u om deze tweede fase te kunnen afronden en over te gaan richting de derde fase? Welke budgetten zijn er dit jaar besteed aan de verdere uitrol van de webstrategie? Vanuit welke bevoegdheden of organisme? Ligt de regering nog steeds op schema van de vooropgestelde timing?

 
 
 
Antwoord    1/
De tweede fase van de Webstrategie bestaat uit 4 grote luiken:
1. Digitale gids
a. Definitie van de thematische sites

Van april 2022 tot eind oktober 2022 werd onderzoek verricht in samenwerking met de besturen en gebruikers om de thematische sites te definiëren. Deze thematische sites werden eind oktober gedefinieerd en aan de verschillende besturen voorgelegd. Tot dusver werden 13 thematische sites geïdentificeerd, maar dit zal evolueren naarmate de uitvoering vordert.

b. Ontwikkeling en uitvoering van gewestelijke normen, standaarden en procedures

Verschillende elementen werden reeds ontwikkeld (zoals de eerste versie van de architectuur van de sites). Deze elementen, die in de digitale gids zullen worden gebundeld, zullen tijdens het proefproject verder worden ontwikkeld en getest.

2. Operationeel model en governance
a. Oprichting van een gewestelijk webteam
De taken en functies van dit team werden vastgesteld. Het CIBG is bezig met de oprichting van dit team.

b. Ontwikkeling en uitvoering van het operationele model

Er werd een eerste dienstplan ontwikkeld. Deze aanpak zal tijdens het proefproject worden getest en ontwikkeld.

3. Content Management Systeem (CMS)
Een analyse werd uitgevoerd door de technische teams en gevalideerd door het "Gewestelijk advies- en validatiecomité voor architectuur en gegevensuitwisseling" en er werd besloten om met de Drupal-technologie te werken. Drupal is een vrije software die wordt gekenmerkt door zijn aanpassingsvermogen: er zijn veel modules beschikbaar om functionaliteiten toe te voegen aan de basisstructuur. Dit geeft een grote flexibiliteit in de structuur van de sites. Momenteel wordt het CMS geïnstalleerd en geconfigureerd.

4. Opzetten van de eerste thematische site
Er werd besloten te beginnen met de thematische site "Over het Gewest". Momenteel werken de teams intensief aan het in kaart brengen van de inhoud, de technische uitvoering, enz. De invoering ervan is gepland voor het tweede kwartaal van 2023.


2/
- Voor dit project werd de methode van de toptaken (Top Tasks) gekozen. Dit is een methode die succesvol is gebleken in grote en complexe organisaties (bv. de Europese Commissie). Bij deze methode wordt eerst gekeken naar de redenen waarom de gebruiker naar de gewestelijke sites komt. Deze behoeften worden de “toptaken". Vervolgens worden deze taken gegroepeerd volgens de gebruikers, om tot een voor de gebruiker zinvolle architectuur te komen.



Op 19 mei 2022 werd een startvergadering gehouden met alle besturen, waarin het hele project en de methodologie ervan nader werden toegelicht.

Vervolgens werden verschillende enquêtes gehouden onder zowel de gebruikers (burgers en bedrijven) als de besturen zelf. Hieruit werd de lijst van "toptaken" opgesteld. Vervolgens werd in september onder de gebruikers een "kaartsortering" (card sorting) uitgevoerd om de belangrijkste taken te bundelen. Deze hypothese werd uiteindelijk afgelopen oktober getest en gevalideerd bij de gebruikers.


Het resultaat van dit proces was een shortlist van 13 thematische sites.

- Ja, dit werk werd in oktober afgerond. Hieronder vindt u de details van de werkzaamheden die samen met de besturen werden uitgevoerd:
o van april tot juni: een "lange lijst" van taken werd opgesteld op het niveau van de bestaande gewestelijke websites.
o juni: 10 workshops werden gehouden met besturen om de oorspronkelijke takenlijst terug te brengen tot een lijst van ongeveer 80 taken (door dubbele taken te verwijderen of soortgelijke taken te groeperen).
o van juli tot augustus: enquêtes op de websites van de gewestelijke besturen waarin de gebruikers (onder andere) wordt gevraagd hun belangrijkste taken te selecteren. Op deze enquêtes kwamen 1753 reacties binnen.
o van juli tot augustus: enquête onder het gewestelijk personeel over wat volgens hen de belangrijkste taken van het Gewest zijn. Op deze enquête kwamen ongeveer 450 reacties binnen.
o van augustus tot september: de gebruikers werd gevraagd de "prioritaire taken" in thematische groepen in te delen.
o van september tot oktober: deze themagroepen (families) werden opnieuw getest met gebruikers om de verschillende scenario's te valideren.


- De enquêtes werden uitgevoerd van juli tot augustus en er werden 1.753 reacties van werknemers in overheidsdienst en ongeveer 450 reacties van gebruikers ontvangen.

De enquêtes werden uitgevoerd door de dienstverlener die met deze opdracht belast is (iO). De enquêtes waren beschikbaar op de websites van de verschillende besturen.

De kosten van deze enquêtes waren opgenomen in de totale kosten van dit project.


- Een familie is een "thematische groepering van toptaken". Het verwijst dus niet naar het type gebruiker. De thematische sites werden ontwikkeld volgens de hierboven beschreven methode.

Het is de bedoeling de bestaande sites van de besturen (de afzonderlijke sites van de besturen zullen dus uiteindelijk verdwijnen) te integreren in de geïdentificeerde thematische sites.


3/
De planning van de belangrijkste lopende en toekomstige fasen van het project ziet er als volgt uit:
● van april tot oktober 2022: analyse van de "hoofdtaak" met overheden en gebruikers.
● van juni 2022 tot maart 2023: ontwikkeling van de digitale gids (normen, bouwstenen, richtsnoeren, visuele vormgeving, enz.)
● van juni 2022 tot maart 2023: ontwikkeling van het operationele en governancemodel.
● van november 2022 tot maart 2023: uitvoering van de eerste thematische site.

De derde fase (uitrol van de andere thematische sites) is gepland vanaf april 2023 en zal eindigen in 2026. Deze derde fase zal worden geleid door het CIBG.

Het project ligt momenteel op schema.