Schriftelijke vraag betreffende het betaalgedrag van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest en de evaluatie van de beslissing om enkel nog elektronische facturen toe te staan bij overheidsopdrachten
- Indiener(s)
- Bianca Debaets
- aan
- Sven Gatz, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Financiën, Begroting, Openbaar Ambt, de Promotie van Meertaligheid en van het Imago van Brussel (Vragen nr 536)
| Datum ontvangst: 12/10/2022 | Datum publicatie: 04/01/2023 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 22/23 | Datum antwoord: 22/12/2022 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 21/11/2022 | Ontvankelijk | |||
| 22/12/2022 | Bijlage aan het antwoord | p.m. | Bijlage |
| Vraag | Zoals u weet, heeft het Brussels Hoofdstedelijk Gewest sinds 1 november 2020 besloten om uitsluitend nog elektronische facturen toe te staan bij overheidsopdrachten. Door die uniformering zouden facturen makkelijker en sneller behandeld kunnen worden en moet het risico op fouten teruggedrongen worden. Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:
|
| Antwoord | Ik heb de eer u volgende elementen van antwoord mee te delen : Kan u meegeven welk aandeel e-invoicing reeds inneemt in het totaal van de facturen? Welk aandeel gebeurt er manueel en welke via scanning? In 2021 is de verhouding tussen digitale en papieren facturen voor de GOB’s als volgt: zie tabel 1 in bijlage. Welke maatregelen neemt u om de leveranciers te overtuigen om over te stappen tot e-facturatie? De leverancier blijft vrij in de keuze van het formaat dat aan de verschillende besturen wordt toegezonden. De GOB dringt er in zijn mededelingen echter op aan dat zoveel mogelijk de voorkeur wordt gegeven aan elektronische facturering. Bovendien vereist de wet inzake overheidsopdrachten dat leveranciers hun facturen in digitaal formaat toezenden wanneer dit soort klant-leverancier relatie bestaat. Kan u meegeven in hoeverre e-invoicing reeds geholpen heeft om de betaalachterstand te verkleinen? Met hoeveel dagen? De overschakeling op elektronische facturering heeft geen significante invloed gehad op de tijd die de GOB’s nodig hebben om facturen te verwerken. De interne verwerking van documenten (papier, PDF, elektronisch) is immers al enkele jaren gedigitaliseerd. De termijn voor de ontvangst van facturen is echter verbeterd sinds de toepassing van deze maatregel. Hierdoor is de betalingstermijn verbeterd (verzendtijd + verwerkingstijd = betalingstijd). Ter herinnering: er is een aanzienlijk verschil tussen per e-mail verzonden facturen in PDF-formaat en elektronische facturen in XML-formaat die, naast digitalisering, een grotere automatisering van hun verwerking (maar niet van hun validering, die een menselijke controle blijft). Dankzij administratieve vereenvoudiging kunnen leveranciers hun facturen in PDF- of XML-formaat verzenden. Leveranciers kiezen het medium dat hen past om hun facturen te versturen. In het kader van overheidsopdrachten is verzending via een elektronisch XML-medium nu echter vereist. Voor de boekhoudkundige eenheid van de GOB4S: Facturen worden geacht te laat betaald te zijn wanneer de verwerkingstijd tussen de datum van ontvangst van de factuur door de GOB4S en de betaling ervan meer dan 30 dagen bedraagt. Deze termijn kan echter worden verlengd tot 45 dagen of 60 dagen indien deze facturen betrekking hebben op overheidsopdrachten. Voor het jaar 2021 ligt het gemiddelde betalingsachterstandspercentage tussen 4,65% (betaling binnen 60 dagen) en 20,77% (betaling binnen 30 dagen). In 2020 bedroeg deze waarde 23,37%. De gemiddelde betalingstermijn in dagen in 2021: 24,36%. De berekeningsmethode tussen 2019 en 2020 is echter gewijzigd: - in 2019: de waarde van de vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 35 dagen na de datum van uitgifte van de factuur wordt betaald. - in 2020: de waarde van vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur wordt betaald. Zie tabel 2 in bijlage. De verbetering van de SCAN-tot-BETALING-tijd (tijd vanaf de datum van scanning) houdt geen verband met het feit dat documenten in elektronisch formaat worden ontvangen, maar is inherent aan andere door de GOB's uitgevoerde maatregelen De verbetering van de DOCUMENT-tot-BETALING-tijd (tijd vanaf de datum van uitgifte) houdt verband met de ontvangst van documenten in elektronisch formaat. Welke administraties gebruiken deze e-invoicing het meest? In 2021 zijn de vijf besturen die de meeste Mercurius (XML) elektronische facturen hebben ontvangen: BCIT: 40,55%. BM: 9,93 BH: 6,95 BS: 6,65 BT: 8,25 Kan u per categorie e-invoicing, manueel en scannen, het aandeel tijdige betalingen meegeven? Helaas is het niet mogelijk dit onderscheid in het factuurverwerkingssysteem te maken zonder de inzet van aanzienlijke personeelsmiddelen. Bovendien geeft het aantal manuele manipulaties dat moet worden uitgevoerd geen redelijke zekerheid over de kwaliteit van het verkregen resultaat. Aangezien echter alle facturen bij de SPRB's op dezelfde manier worden verwerkt, valt te verwachten dat er geen significante variatie zal zijn tussen de verschillende vertegenwoordigde categorieën. Kan u een algemene evolutie geven van het aandeel laattijdige betalingen ten opzichte van alle betalingen voor het jaar 2022 tot dusver (voor zover mogelijk opgesplitst per maand) voor het hele Gewest? Hoe evalueert u dit aandeel laattijdige betalingen? Hoe verhouden deze cijfers zich tegenover de cijfers uit voorgaande jaren? Om dezelfde redenen als hierboven is het niet mogelijk een gedetailleerd overzicht per maand te geven, maar enkel per jaar. Facturen worden geacht te laat betaald te zijn wanneer de verwerkingstijd tussen de datum van ontvangst van de factuur door de GOB en de betaling ervan meer dan 30 dagen bedraagt. Deze termijn kan echter worden verlengd tot 45 dagen of 60 dagen indien deze facturen betrekking hebben op overheidsopdrachten. Sinds 2016 is de evolutie van de laattijdig betaalde facturen als volgt: 2016 : 38,01% 2017 : 33,26% 2018 : 34,62% 2019 : 31,46% 2020: 23,37% (na 30 dagen) en 7,75% (na 60 dagen) 2021: 20,77% (na 30 dagen) en 4,65% (na 60 dagen) 2022: 22,14% (na 30 dagen) en 2,91% (na 60 dagen) (voorlopige cijfers) De berekeningsmethode tussen 2019 en 2020 is echter gewijzigd: - in 2019: de waarde van de vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 35 dagen na de datum van uitgifte van de factuur wordt betaald. - in 2020: de waarde van vertragingen is het percentage facturen dat meer dan 30 dagen na de datum van ontvangst van de factuur wordt betaald. De verbetering van het percentage te laat betaalde facturen houdt geen verband met het feit dat documenten in elektronisch formaat worden ontvangen, maar is inherent aan andere door de GOB's doorgevoerde maatregelen. Welke maatregelen neemt het Gewest om deze laattijdige betalingen zoveel mogelijk te vermijden? Welke analyse voert de bevoegde administratie GOBF inzake de betaaluitvoeringen? Hoe monitort de GOBF deze problematiek? Er worden drie soorten controles uitgevoerd om betalingsachterstanden te monitoren en te beperken: -Tabel van achterstallige facturen: het doel van de "tabel van achterstallige facturen" is alle personen die bij het factureringscircuit betrokken zijn te informeren over een mogelijke betalingsachterstand, om te voorkomen dat aan derden compenserende rente moet worden betaald, en ook om te voorkomen dat een factuur in welk stadium van de procedure ook onbedoeld wordt vergeten. Deze tabel wordt maandelijks opgesteld en aan alle besturen toegezonden. -Factuurindicatoren: het doel van deze indicatoren is de besturen te informeren over de prestaties van de factuurverwerking in het afgelopen jaar en aanbevelingen te doen om de verwerkingstijd van deze facturen te verbeteren. -Wanneer een factuur niet binnen 5 dagen door een agent is verwerkt, worden hem automatisch herinneringen per e-mail verzonden. Kan u meedelen wat de gemiddelde termijn van uitbetaling is en wat het aandeel van laattijdige betalingen is per administratie en per agentschap? Welke administraties vormen in dit opzicht de beste en slechtste leerlingen van de klas? Kan u deze cijfers eveneens opsplitsen naargelang de bovenvermelde categorieën? Kan u een evolutie geven tussen het aantal laattijdige betalingen en de mediaan van het aantal dagen dat deze te laat betaald worden? Kan u deze evolutie zowel algemeen als opgesplitst per administratie en agentschap toelichten? In 2021 waren de gemiddelde betalingstermijn en het betalingsachterstandspercentage per administratie als volgt: zie tabel 3 in bijlage. De administratie die haar facturen gemiddeld het snelst verwerkt is Brussels International. De administratie met het laagste vertragingspercentage is Brussel International. De administratie die haar facturen gemiddeld het traagst verwerkt is Brussel Mobiliteit. De administratie met het hoogste betalingsachterstandspercentage is Brussel Mobiliteit. Er zij evenwel op gewezen dat Brussel Mobiliteit hoofdzakelijk door overheidsopdrachten aan haar leveranciers is gebonden. In dit verband kan de betalingstermijn worden verlengd tot 45 of 60 dagen. Kan de Regering bevestigen dat de invoering van e-facturen voor overheidsopdrachten door alle diensten wordt geïmplementeerd? Zo niet, in welke departementen of instellingen is dit nog niet het geval? Welke problemen worden er hieromtrent vastgesteld? Wanneer voorziet men te kunnen werken via deze nieuwe manier van factureren? De Regering bevestigt dat de invoering van elektronische facturen voor overheidsopdrachten door alle departementen wordt uitgevoerd. In hoeverre werkt de DG IT van de GOB mee aan de verdere digitalisering van de betalingen van het Gewest? Welk budget wordt hiertoe vrijgemaakt? Voor deze vraag kunt u zich richten tot de minister bevoegd voor ICT. |