Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de stand van zaken omtrent de uitvoering van de opdrachten die werden opgenomen in het gewestelijk plan voor administratieve vereenvoudiging ‘Easy Way’

Indiener(s)
Bianca Debaets
aan
Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 1086)

 
Datum ontvangst: 09/11/2022 Datum publicatie: 02/02/2023
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 22/23 Datum antwoord: 23/01/2023
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
20/12/2022 Ontvankelijk
 
Vraag   

Enige tijd terug mocht ik u reeds ondervragen omtrent de vorderingen die geboekt werden inzake de uitvoering van de opdrachten uit het ‘Easy Way’-plan waarvan de vooropgestelde timing binnen de eerste drie kwartalen van 2021 viel (cf. schriftelijke vraag nr. 791 en nr. 916).

In navolging van deze eerdere stand van zaken leek het mij dan ook opportuun om na te gaan welke vorderingen er geboekt werden en worden wat betreft de opdrachten die in 2022 aangevat dienden te worden.

Vandaar dat ik u graag volgende vragen stel:

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de invoering van een gewestelijke onthaalstrategie (cf. opdracht 01)? Op welke manier aanbevolen maatregelen in het kader van de gewestelijke strategie voor het onthalen van de gebruikers in de organisatie reeds in de praktijk omgezet? Op welke manier werden de bestaande onthaalsystemen reeds geoptimaliseerd? Welke meerkanalenstrategie werd daaraan vastgekoppeld? Wanneer moeten deze strategieën volledig operationeel zijn? Welke concrete acties en middelen worden hiertoe voorzien? 

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de toepassing van de Only Once-ordonnantie (cf. opdracht 05)? Kan u de uitrol op Brussels niveau toelichten en in welke fase we zitten? Op welke manier werden administratieve procedures van de organisatie reeds aangepast opdat informatie die beschikbaar is in de authentieke bronnen niet langer bij de gebruikers wordt opgevraagd? Wordt hierbij samengewerkt met de verschillende andere beleidsniveaus?

  • Kan u een stand van zaken geven welke inspanningen zijn geleverd betreft de openstelling van een kadaster met gegevens van algemeen belang (cf. opdracht 06)? Op welke manier zijn alle digitale databanken van algemeen belang geïnventariseerd en gekoppeld aan datastore.brussels? Wanneer is dit kadaster afgerond en publiek toegankelijk gemaakt? Kan u duiden of de administraties nauwkeurig en de accurate en werkbare gegevens op de opendata-website plaatst zodat men reeds deze efficiënt kan raadplegen? Welke inspanningen neemt deze regering verder om alle datasets van de gewestelijke administraties op de regionale website te plaatsen?

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de voorziene oprichting van een openbaar innovatielab (cf. opdracht 11)? Kan u nader toelichten waar dit innovatielab opgericht zal worden en welke kostprijs hieraan verbonden is? Kan u duiden wanneer dit innovatielab volledig operationeel dient te zijn en welke stappen er daaromtrent nog gezet dienen te worden? Welke organisatie wordt hiervoor verantwoordelijk? Welke oefeningen of experimenten moet dit innovatielab uitvoeren? Op welke manier wordt dit bepaald? Welke acties en middelen voorziet de organisatie om het openbaar innovatielab te kunnen gebruiken voor de uitwerking van projecten van de organisatie die een impact hebben op burgers en ondernemingen?

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft de voorziene raamovereenkomst om de Brusselse administraties te ondersteunen bij hun vereenvoudigingsprojecten (cf. opdracht 13)? Werden deze raamovereenkomst en de bijhorende lijst van gespecialiseerde dienstverleners reeds toegekend? Zo ja, kan u de inhoud hiervan nader duiden, alsook de verschillende actoren die zich hier reeds bij aangesloten hebben? Welke som is hieraan verbonden? Welke ondersteuning mogen Brusselse administraties verwachten van deze raamovereenkomst? Werd hier reeds gebruik van gemaakt? Wat is de planning daaromtrent voor 2023?

  • Kan u een stand van zaken geven wat betreft het beheer en de dematerisalisatie van de officiële communicatie naar burgers en ondernemingen (cf. opdracht 14)? Bestaat de mogelijkheid om officiële gewestelijke communicatie digitaal (via eBox) te ontvangen? Zo ja, kan u duiden hoeveel burgers en ondernemingen hier reeds gebruik van maken? Welke streefcijfers werden hieromtrent opgesteld op korte, middellange en lange termijn?


 
 
 
Antwoord    1/
De meerkanalenonthaalstrategie (opdracht 01) wordt momenteel ontwikkeld. Het project is onderverdeeld in drie grote fases:
1) het in kaart brengen van de onthaalinstrumenten en -processen;
2) het benchmarken van onthaaloplossingen en
3) het uitwerken van aanbevelingen om een gewestelijke onthaalstrategie in te voeren.

De eerste fase wordt momenteel afgerond en de voorstelling van een eerste verslag is gepland voor het eerste kwartaal van 2023. De benchmarkingfase is begonnen en zou volgens easy.brussels in het tweede kwartaal van 2023 voltooid zijn. De aanbevelingen zullen worden opgesteld voor het derde kwartaal van 2023.


2/
De ordonnantie “Once Only” werd goedgekeurd op 17 juli 2020.

In Brussel werden verschillende elementen ingevoerd om deze ordonnantie uit te voeren.
In de eerste plaats begeleidt easy.brussels de besturen die zich in regel willen stellen met de ordonnantie of die opleiding erover willen volgen.
Daartoe heeft easy.brussels de informatie op de website van easy.brussels bijeengebracht en een speciale pagina met de nodige stappen ter beschikking gesteld:
https://easy.brussels/projects/sources-authentiques-2-2/?lang=nl


Easy.brussels heeft ook verschillende infosessies over dit onderwerp georganiseerd om het principe en de naleving ervan uit te leggen. In 2021 hebben 202 ambtenaren van de Brusselse besturen aan dergelijke infosessies deelgenomen, en in 2022 124 ambtenaren.

Het agentschap easy.brussels brengt eveneens adviezen uit over de conformiteit met de ordonnantie Once Only en over zijn principe voor ontwerpformulieren of -regelgevingen. In dit verband hebben acht diensten een beroep gedaan op easy.brussels.

Om de technische toegang tot de authentieke bronnen te vergemakkelijken, hebben Easy.brussels en het CIBG een eenvoudige tool ontwikkeld waarmee ad hoc in authentieke bronnen kan worden gezocht. Deze tool, Fidus Online, heeft het mogelijk gemaakt de toegang tot bronnen voor specifieke diensten of diensten zonder bedrijfssoftware te vergemakkelijken (bijvoorbeeld archiefdiensten, stedenbouwkunde, preventie, cultuur, etc.).

We kunnen vaststellen dat het gebruik van authentieke bronnen in het Brussels Gewest duidelijk toeneemt. Hieronder staan de ontwikkelingen van de stromen van de afgelopen jaren, d.w.z. het aantal gestelde doelen en verrichte transacties (individuele zoekopdrachten):
2020-2021: +33% (600 tot 800) voor de stromen en +50% (12.000.000 tot 16.000.000) voor de verrichte transacties.
2021-2022: +50% (800 tot 1200) voor de stromen en +50% (16.000.000 tot 24.000.000) voor de transacties.
2022-2023: +40% (1200 tot 2000) voor de stromen en +40% (24.000.000 tot 34.000.000) voor de transacties.
Er zijn momenteel 108 Brusselse instellingen die authentieke bronnen gebruiken voor 284 verschillende doeleinden en 48 verbonden gegevensbronnen.

Om deze werkzaamheden voort te zetten en de Brusselse instellingen de best mogelijke ondersteuning te bieden, werd binnen het CIBG een privacyfunctionaris in dienst genomen. Hij zal de link leggen met de besturen die verantwoordelijk zijn voor de authentieke bronnen (voornamelijk federale administraties) en het verkrijgen van machtigingen, die het grootste obstakel blijven voor de toepassing van deze ordonnantie, vergemakkelijken.


3/
Ten eerste blijven easy.brussels, het CIBG en Brussels Connect IT open data in het Brussels Gewest promoten. De openbare of vergelijkbare instanties die afhankelijk zijn van het Gewest, de GGC en de FGC publiceren steeds meer open data via het Brusselse portaal voor open data. De gepubliceerde datasets en diensten bestrijken een groot aantal gebieden, die op hun beurt een weerspiegeling zijn van de brede waaier aan bevoegdheden die beheerd worden door het Gewest, de GGC, de FGC en de gemeentelijke overheden. Bovendien is het dankzij de vorig jaar gelanceerde tool Openbudgets.brussels voortaan mogelijk om onderzoek te doen naar het gebruik van de budgetten van de gewestelijke instellingen binnen één enkel platform.
Het project “Bibliotheek van openbare kennis”, dat tot doel heeft de verspreiding van de door het Gewest gefinancierde studies te bevorderen, wordt momenteel verwezenlijkt. In 2023 zouden de eerste publicaties moeten verschijnen.


4/
Het openbaar innovatielab (opdracht 11 van het plan Easy Way) werd toevertrouwd aan het CIBG om verschillende innovatieactiviteiten in hetzelfde instrument samen te brengen.
Het CIBG raadpleegt de actoren op het terrein om samen een voorstel uit te werken dat aan de verwachtingen van de Brusselse instellingen kan tegemoetkomen. Het CIBG streeft ernaar het concept in 2023 af te ronden.


5/
Het CIBG heeft in samenwerking met tal van Brusselse besturen, waaronder Easy.brussels, een zeer brede raamovereenkomst bekendgemaakt voor een reeks diensten op het gebied van IT-ondersteuning en administratieve vereenvoudiging. Zij omvat alle verwachtingen met betrekking tot deze opdracht en gaat zelfs verder. Deze overeenkomst bevat namelijk verschillende pakketten zoals projectbeheer, strategieondersteuning, samenwerking en procesautomatisering, ... Dankzij deze verschillende pakketten zullen alle begunstigden van de raamovereenkomst toegang kunnen krijgen tot dit soort middelen.

De Regering heeft de raamovereenkomst op 24 november 2022 goedgekeurd; zij zou begin 2023 moeten worden gegund. De totale waarde van de opdracht wordt geraamd op 2.032.800.000 euro, inclusief btw, voor de gehele duur van de opdracht (7 jaar). De bestellingen en de uitgaven zullen worden uitgevoerd van 2023 tot 2030.

De kaderovereenkomst zal toegankelijk zijn voor ongeveer 500 aanbestedende overheden.


6/
In 2022 werd eBox geïntegreerd in IRISbox, waardoor het mogelijk werd documenten uit eBox in IRISbox te raadplegen en te ontvangen. Bovendien werd in maart 2022 het project BRUPost opgestart. Op termijn zullen instellingen die er gebruik van maken, hun post elektronisch naar de eBoxen van burgers en bedrijven kunnen sturen. Voor de ontvangers die de eBox niet gebruiken of voor documenten die alleen via een postdienst kunnen worden verzonden, wordt de post afgedrukt en verzonden door een dienstverlener.

Proeforganisaties zullen het instrument vóór eind 2023 kunnen gebruiken. Andere organisaties zouden stappen kunnen zetten om zich in 2024 bij BRUPost aan te sluiten.

Het programma BRUPost wordt beheerd in samenwerking met het CIBG en Easy.brussels en is opgebouwd rond drie belangrijke deliverables:
● BruPost Print Service: een raamovereenkomst om de externe partner te selecteren die zal instaan voor het afdrukken, in een omslag steken, voorbereiden, frankeren en overhandigen aan een postbedrijf van de papieren post die via BruPost zal worden verstuurd;
● BruPost System: een IT-systeem dat de noden van BruPost dekt en de verzending van post naar de eBoxen of de Print Service mogelijk maakt;
● BRUPost Service: de uitvoering van een dienst voor ondersteuning en begeleiding van de besturen, met name bij hun onboarding-procedures voor eBox en bij de aansluiting bij de raamovereenkomst.

Easy.brussels heeft ook al verschillende soorten doelgroepen kunnen sensibiliseren en opleiden in het gebruik van de eBox (SIEP-beurs, sensibilisering en ondersteuning van instellingen, etc.).

Wat het gebruik van de eBox op gewestelijk niveau betreft, verschaft de federale overheid niet het aantal gebruikers per gewest. Op nationaal niveau hebben ongeveer 2,5 miljoen gebruikers (27% van de Belgen ouder dan 18 jaar) hun eBox geactiveerd en daarmee de diensten van de Regering de toestemming gegeven hen via dit digitale kanaal berichten te sturen.
Wat de ondernemingen betreft, hebben er 283.000 hun eBox geactiveerd.

Volgens de FOD BOSA waren er eind november 2022 op nationaal niveau 462 organisaties geregistreerd als afzenders naar eBox voor burgers (lijst van organisaties beschikbaar op de website van de FOD BOSA).