Schriftelijke vraag betreffende de digitalisering van de stedenbouwkundige procedures.
- Indiener(s)
- Céline Fremault
- aan
- Pascal Smet, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, bevoegd voor Stedenbouw en Erfgoed, Europese en Internationale Betrekkingen, Buitenlandse Handel en Brandbestrijding en Dringende Medische Hulp (Vragen nr 768)
| Datum ontvangst: 17/10/2022 | Datum publicatie: 19/01/2024 | ||
| Zittingsperiode: 19/24 | Zitting: 22/23 | Datum antwoord: 22/12/2022 | |
| Datum | behandeling van het stuk | Indiener(s) | Referentie | Blz. |
| 19/12/2022 | Ontvankelijk | p.m. |
| Vraag | Op 6 oktober vernamen wij uit de pers dat de indiening van aanvragen voor bouwvergunningen op gewestelijk niveau zou worden gedigitaliseerd via het computerplatform "MyPermit".
Deze digitalisering is een echte stap voorwaarts voor aanvragers en zal de aanvraagprocedure vergemakkelijken en papier besparen, wat ik toejuich. Dit is een nieuwe stap naar meer efficiëntie in de Brusselse administratieve procedures. Ik zou u de volgende vragen willen stellen:
|
| Antwoord | De toegekende budgetten worden onderverdeeld in vier categorieën: (1) Terbeschikkingstelling van middelen Iristeam om: Het MyPermit-platform te ontwikkelen Het Nova-platform te wijzigen voor de integraties met MyPermit en de integraties in verband met de dematerialisatie van de stedenbouwkundige vergunningen Momenteel bedragen de kosten voor deze middelen 750.000 euro per jaar. (2) Externe begeleiding voor de onderdelen: Change Management Digital Transformation De kosten voor deze begeleiding bedragen ongeveer 400.000 euro per jaar. (3) Ontwikkeling en/of implementatie van nieuwe hulpmiddelen Momenteel brengt deze categorie 100.000 euro aan kosten met zich mee. 4) Investering materiaal 150.000 euro aan investeringen (schermen, werkplekken, mobiele randapparaten...) De digitalisering van de gemeentelijke aanvragen wordt in 2023 voorzien. De aanpak voor deze opening voor de bij de gemeentes ingediende vergunningen wordt in drie fases voorzien. Momenteel wordt een testfase gelanceerd. Deze fase zal bestaan uit de opening van een beperkte perimeter van testgemeentes. Die worden worden zowel geselecteerd op basis van hun ambitie om een drijvende kracht van verandering te zijn als op basis van de werken die al langer dan een jaar worden uitgevoerd en tijdens dewelke de MyPermit-ploeg alle gemeentes heeft ontmoet. Dankzij deze werken werden oplossingen gevonden om doeltreffend naar het digitale hulpmiddel over te schakelen (dossierbehandeling, software en materiaal om het elektronische formaat te ondersteunen en nood aan opleiding en begeleiding van de stedenbouwkundige ploegen). We beogen voor het einde van het jaar definitief te bepalen welke gemeentes de testfase zullen opstarten en om een lanceringsvergadering van deze testfase te organiseren. Er zal een gemeenschappelijke activiteitenplanning worden uitgewerkt met de gemeente. De doelstelling daarvan zal zijn om de hierboven door Urban voorgestelde oplossingen door te voeren. De activatie van MyPermit voor aanvragen bij de testgemeentes wordt tegen februari 2023 voorzien en zal naar schatting tegen het einde van het tweede kwartaal van 2023 worden afgerond. Uit de testfase kunnen lessen worden getrokken met het oog op de opening voor alle gemeentes (toekomstig te voorziene volume elektronische vergunningsaanvragen / noden van de burgers voor eenvoudigere procedures via digitale weg / het elektronische vergunningsbeheer versterken, zoals al door Urban opgestart voor de gewestelijke vergunningen). Van zodra de balans is opgemaakt en het nodige is bijgestuurd, zullen we vanaf de zomer van 2023 een gemeenschappelijke kern van gemeentes activeren. Als er tot slot gemeentes vertraging zouden oplopen in de digitalisering van de vergunningen, zal er een derde uitrolfase komen om de vastgestelde problemen aan te pakken. In het kader van de gemeentelijke vergunningen zal Urban, zoals al vermeld, elke gemeente gericht begeleiden bij hun activatie. De begeleiding door de MyPermit-ploeg zal op specifieke taken gericht zijn. De aard en omvang daarvan zullen met elk gemeentebestuur worden overeengekomen (aanpassing van de documentatie van de operationele processen / bijstand bij het opstellen van modellen voor elektronische ondertekening / opleidings- en simulatiesessies voor het MyPermit-dossierbeheer) en de vorm zal hybride zijn (fysieke of virtuele vergaderingen, individuele coaching). Dat komt voor alle duidelijkheid bovenop de hulpmiddelen en inspanningen voor alle gemeenten om een kennisdatabanken en samenwerkingstools ter ondersteuning van de digitalisering te promoten. Het gaat onder meer om: - de vragen van aanvragers online beantwoorden (FAQ, informatie rechtstreeks in MyPermit, stedenbouwkundige sites) - de samenstelling van beter gestructureerde dossiers bevorderen voor hun analyse door de personeelsleden - de gemeentes de kans geven om over een referentiepunt “opleiding digitale hulpmiddelen” te beschikken, bijvoorbeeld via een kennisdatabank naar het voorbeeld van Wiki. De begeleiding zal in de verschillende procedures op basis van 3 pijlers worden voorgesteld aan de aanvrager. 1. De belangrijkste heeft betrekking op het helder en didactisch overbrengen van informatie aan de aanvragers op de MyPermit-site en de informatiesites inzake stedenbouw. o Via tooltips, rechtstreekse links naar regelgevingen en vooral via zijn progessieve benadering van het onlineformulier biedt de MyPermit-site hulpmiddelen voor de aanvragers om doeltreffend en intuïtief een kwaliteitsvolle aanvraag in te dienen. Aanvragers kunnen op elk moment een kladversie van hun aanvraag bewaren, online samenwerken met hun architect en dus gedegen belegeiding krijgen. Dat geldt voor alle soorten aanvragers. De FAQ staan ook op de MyPermit-site. o op de stedenbouwkundige informatiesites is informatie over de stedenbouwkundige procedures, de soorten aanvragen, de voorbereidingswijze van aanvragen en de behandelingsfases daarvan beschikbaar opdat de aanvragers een duidelijk overzicht hebben van de chronologie van hun aanvraag en van wat van hen wordt verwacht tijdens elke procedurefase. 2. Een contactformulier biedt toegang tot specifieke ondersteuning voor vragen van aanvragers over het gebruik van MyPermit bij de administratie. Deze ondersteuning is ook per telefoon bereikbaar en wordt in eerste lijn beheerd door het CIBG. Al naargelang het soort vraag zal worden doorverwezen naar de technische ploegen van het CIBG of de ploegen van vakspecialisten. 3. Voor personen die informaticatools niet goed beheersen, werken we met de cel Digitale Inclusie van het CIBG om de problematiek van de te begeleiden aanvragers aan te pakken. Al naargelang de grootte van de digitale kloof kan bij de indiening van een elektronische aanvraag begeleiding worden gepland over informaticamateriaal dat Urban al in de gemeentes ter beschikking heeft gesteld. Momenteel blijft het bovendien ook mogelijk om papieren dossiers in te dienen. |