Fiche van een vraag of interpellatie

Vacatures Contact

Schriftelijke vraag betreffende de in uw besturen uitgevoerde audits

Indiener(s): Bertin Mampaka Mankamba
aan: Bernard Clerfayt, Minister van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering, belast met Werk en Beroepsopleiding, Digitalisering, Plaatselijke Besturen en Dierenwelzijn (Vragen nr 1242)

Datum ontvangst: 02/10/2023		Datum publicatie: 15/11/2023
Zittingsperiode: 19/24	Zitting: 23/24	Datum antwoord: 14/11/2023

Datum	behandeling van het stuk	Indiener(s)	Referentie	Blz.
02/10/2023	Ontvankelijk	Uitgebreid Bureau van het Parlement

Vraag	Een audit is een nauwgezet onderzoek naar de werking en organisatiewijze van een organisatie of onderneming. Audits kunnen eventuele zwakke punten aan het licht brengen en aldus de werking verbeteren. In het kader van de transparantie van de besturen wens ik u de volgende vragen te stellen: Kunt u een overzicht geven van de audits die u in 2021 en 2022 heeft laten uitvoeren in het kader van elk van uw bevoegdheden? Kunt u telkens het onderwerp van de audit, de specifieke reden, het betrokken auditbureau, de kosten en de uitvoeringstermijn vermelden? Wat waren de resultaten of conclusies? Kunt u voor elk van de voornoemde audits ook vermelden hoeveel auditbureaus benaderd werden en hoeveel daadwerkelijk een offerte hebben ingediend? Hoeveel opdrachten werden gegund volgens de Europese procedure? Tot welke concrete adviezen hebben de audits geleid? Hoe gaat u daarmee om? Welke maatregelen werden inmiddels getroffen? In welke gevallen hebben de adviezen al geleid tot een actieplan? Welke maatregelen zijn bijgevolg gepland voor 2023 en voor welke besturen of agentschappen zullen ze gevolgen hebben? Wat is uw totale budget voor audits in 2023?


Antwoord	Aangezien het Departement Dierenwelzijn voor alle aspecten van transversaal beheer integraal deel uitmaakt van Leefmilieu Brussel, is er geen specifieke informatie over dit onderwerp mee te delen. Wat mijn bevoegdheid Plaatselijke Besturen betreft, heeft het bestuur geen enkele audit uitgevoerd voor de periode 2021 en 2022. Wat mijn bevoegdheid Digitalisering en Administratieve Vereenvoudiging betreft, vindt u hieronder de antwoorden op uw vragen: Paradigm heeft in 2021 en 2022 geen audits laten uitvoeren. En er is geen budget voorzien om audits uit te voeren in 2023. Wat Brussel ConnectIT betreft: 1/ In 2022 heeft Brussel ConnectIT een audit laten uitvoeren op het vlak van Business Continuity en Disaster Recovery. De slotvergadering van deze audit vond plaats op 30.06.2023. De audit werd verricht door de Directie Audit van de GOB, bijgestaan door een externe firma. De externe kosten werden ons niet meegedeeld. 2/ Niet van toepassing. Het ging om een interne audit. 3/ en 4/ Vijf vaststellingen en concrete aanbevelingen zijn in uitvoering: - Geen Business Continuity Plan/Disaster Recovery Plan; - Beheer van de aanpak van grote IT-incidenten; - Risicobeheer bij de aanpak van grote IT-incidenten; - De SLA-doelstelling “time to resolution” werd in 2022 niet behaald voor 2 van de 9 grote IT-incidenten; - De aanpak van grote IT-incidenten werd niet nageleefd. 5/ Er is geen budget uitgetrokken voor audits bij Brussel ConnectIT in 2023. Brussel ConnectIT heeft daarentegen wel met andere besturen samengewerkt voor audits, in het bijzonder met Brussel Huisvesting. Die audit betrof de digitalisering van de huurtoelagen. De kosten voor die audit werden ons niet meegedeeld. Wat Actiris betreft: 1/ Er werd geen enkele audit uitbesteed. Binnen Actiris werd evenwel een interne audit opgestart en uitgevoerd voor de volgende dossiers: 1) Uitbesteding Tomorrowlab, februari 2021, met hieronder de details: - Naar aanleiding van het rapport van het Rekenhof is de interne audit van Actiris nagegaan of Actiris de geldende reglementering en interne procedures correct heeft toegepast bij het uitbesteden van een prospectieve consultancy-opdracht omtrent “De toekomst van werk tegen 2030+” aan TomorrowLab. De vaststellingen en aanbevelingen van de interne audit zullen de interne controle, het besluitvormingsproces en het goede bestuur van de instelling ten goede komen. 2) Select, november 2021, met hieronder de details: - De Algemene Directie heeft de dienst interne audit opgedragen een audit uit te voeren van de Dienst Select, meer bepaald het beheer van de werkaanbiedingen waarvoor de werkgever de preselectie van potentiële kandidaten aan Actiris toevertrouwt. De belangrijkste aanbevelingen van de interne audit zijn: I. Om de kwaliteit van de dienstverlening te kunnen garanderen en de medewerkers erkenning te kunnen bieden voor het geleverde werk, moet er een intern controlesysteem opgezet worden. II. De prioriteiten in de dienstverlening moeten eenduidig vastgelegd worden en vervolgens duidelijk gecommuniceerd worden. De samenwerking met andere directies moet verankerd worden. III. Zowel de organisatiestructuur als de werkmiddelen dienen vereenvoudigd en op mekaar afgestemd te worden. 2/ Er werd geen enkele audit uitbesteed. 3/ en 4/ In het kader van de audit van de Dienst Select werd een actieplan opgesteld met acties op het gebied van de rollen en verantwoordelijkheden van aanwervingsadviseurs, de methodologie en de cyclus van een jobaanbieding (van de creatie tot de afsluiting ervan, via het doorsturen van kandidaten naar de werkgever). De meeste acties zijn afgerond; degene die nog openstaan, vereisen IT-ontwikkelingen die nog lopen in 2023. Er werd ook een actieplan opgesteld naar aanleiding van de audit uitbesteding van Tomorrowlab. Dit plan bevatte voornamelijk acties met betrekking tot de monitoring van overheidsopdrachten en het operationele beheer van Actiris. De cel overheidsopdrachten van Actiris werd versterkt en de procedures werden herzien. Het huishoudelijk reglement van het Beheerscomité werd volledig herbekeken om rekening te kunnen houden met de aanbevelingen die tijdens de audit werden gedaan. 5/ Er werd een budget van 75.000 euro voorzien op de begroting van Actiris in 2023 voor de uitbesteding van auditopdrachten, maar dat werd tot nog toe niet gebruikt.