Logo Parlement Buxellois

Schriftelijke vraag betreffende de evaluatie van consultancyopdrachten die aan externe partners zijn toevertrouwd

Indiener(s)
Françoise De Smedt
aan
Nawal Ben Hamou, Staatssecretaris van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest bevoegd voor Huisvesting en Gelijke kansen (Vragen nr 1326)

 
Datum ontvangst: 11/01/2024 Datum publicatie: 23/02/2024
Zittingsperiode: 19/24 Zitting: 23/24 Datum antwoord: 23/02/2024
 
Datum behandeling van het stuk Indiener(s) Referentie Blz.
19/01/2024 Ontvankelijk Uitgebreid Bureau van het Parlement
 
Vraag    De onderzoeksmedia Apache onthulden onlangs dat de Vlaamse overheid de controle op het werk van privéadviesbureaus aan wie ze bepaalde opdrachten had gedelegeerd, had toevertrouwd aan diezelfde adviesbureaus. Die praktijk roept uiteraard een aantal ethische vragen op: we kunnen niet anders dan twijfelen aan de ijver van een adviesbureau om zijn eigen werk voldoende kritisch te bekijken, zelfs als het daarvoor betaald wordt. Dat kan toekomstige contracten en opdrachten in gevaar brengen, met inbegrip van de mogelijkheid om opnieuw betaald te worden om voor die controles.

  • Welke procedures gebruiken uw kabinet en de overheidsdiensten, instellingen van openbaar nut en autonome bestuursinstellingen die onder uw toezicht staan om het werk te beoordelen van adviesbureaus waaraan een opdracht is toevertrouwd?

  • Wordt de audit intern of door externe partners uitgevoerd? Als beide werkwijzen worden gebruikt, welke procedure wordt dan gevolgd om te besluiten de ene werkwijze te gebruiken in plaats van de andere?

  • Kunt u voor de gevallen waarin een externe partner werd gebruikt om het uitgevoerde werk te beoordelen:

    1. specificeren wie de partner was?

    2. specificeren welk bedrag voor die evaluatie in rekening werd gebracht?

    3. de inhoud van de evaluatie toelichten?

  • Welke maatregelen hebben u, uw kabinet en de instellingen van openbaar nut en de autonome bestuursinstellingen die onder uw toezicht staan genomen om een situatie zoals die bij de Vlaamse overheid te vermijden?
 
 
Antwoord    Ik heb de eer u het volgende antwoord mee te delen:

Betreffende de GOB in het algemeen:

De evaluatie van prestaties die geleverd worden door consultancykantoren wordt geregeld door de bepalingen met betrekking tot overheidsopdrachten, inzonderheid afdeling 6 "Controle en toezicht op de opdracht" van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten.

Het is aan de aanbestedende overheid om te beslissen over de controles die moeten worden uitgevoerd om de voorbereiding of de uitvoering van de prestaties te verzekeren.

De organisatie van deze controles moet in de opdrachtdocumenten worden opgenomen.

Met het oog op de uniformering van overheidsopdrachten heeft de directie Juridische Zaken voor alle directies van de GOB templates van het bestek gepubliceerd, waarin een interne controleclausule is opgenomen en waarin verduidelijkt wordt dat de uitvoering van en de controle op de opdracht gebeurt onder toezicht van de leidend ambtenaar die verantwoordelijk is voor de opdracht.

Hoewel de parlementaire vraag bovendien specifiek betrekking heeft op de uitbesteding van controletaken, is het belangrijk om te herinneren aan het controlesysteem zoals dat in de huidige OOBBC is vastgelegd.

Het omvat interne controle, bestaande uit vakgebonden interne controle, die iedereen op zijn eigen niveau moet uitvoeren, controle van vastleggingen en vereffeningen, en boekhoudkundige controle. In het kader van het project Optimist wordt een modernisering van het controlesysteem voorbereid.

Er zijn ook andere controle-elementen binnen de gewestelijke instellingen, zoals administratieve en begrotingscontrole, de inspectie van financiën, interne audit, het Rekenhof, enz.


Naast de verantwoordelijkheid voor het operationele beheer van overheidsopdrachten is er ook de rol die door de OOBBC is toegewezen aan de ordonnateur, die een grote verantwoordelijkheid draagt bij de goedkeuring van de uitgaven. Daarnaast zijn er de vereisten voor het verkrijgen van een visumaanvraag voor een boekhoudkundige vastlegging, zoals bepaald in artikel 6 van het Besluit van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 15 juni 2006 inzake de boekhoudkundige vastlegging, de vereffening en de controle op de vastleggingen en de vereffeningen. Naast het wettelijke kader zijn de regels ook terug te vinden in de interne procedures en worden ze ingevoerd in SAP.




U moet bovendien weten dat de BGHM en het Woningfonds eveneens onderworpen zijn aan de reglementering inzake overheidsopdrachten en de OOBBC.

Meer specifiek betreffende equal.brussels:

De administratie heeft in 2023 geen van haar opdrachten gedelegeerd aan een privaat consultancykantoor. De kwestie betreffende de evaluatie van het werk dat verricht is door een consultancykantoor is dus niet aan de orde gekomen.

Meer specifiek betreffende Brussel Huisvesting:


Bij Brussel Huisvesting is er in 2023 geen opdracht gegeven om consultancyopdrachten te evalueren.


Elke opdracht die door Brussel Huisevsting wordt gegund, wordt aangestuurd door een begeleidingscomité waarin minstens de administratie, het kabinet en de dienstverlener zetelen. Dit comité moet zich ervan vergewissen dat elk van de opdracht goed verloopt. Daarnaast valideert het comité de uitvoering van de opdrachten overeenkomstig het bestek, dat duidelijk de opdracht van de consultant en de te leveren prestaties omschrijft.

Voor bepaalde opdrachten, afhankelijk van hun specifieke aard/kenmerken, worden soms een of meer externe partners met expertise ter zake (zoals het BISA) verzocht om te zetelen in een begeleidingscomité.


In antwoord op uw laatste vraag, moet u tot slot weten dat de oprichting van een begeleidingscomité voor consultancyopdrachten op zich al een middel is om de opdracht te evalueren.

Wat betreft de BGHM:

Momenteel bestaat er geen procedure om het werk te evalueren dat via consultancyopdrachten is verricht. De in 2023 opgestarte projecten zijn namelijk nog in uitvoering en kunnen dus nog niet worden geëvalueerd.
Doorgaans voert de BGHM bij opdrachten die door consultants worden uitgevoerd echter interne evaluaties uit aan het einde van de opdrachten om het welslagen van de uitgevoerde projecten te beoordelen.

In het verleden heeft de BGHM echter een beroep gedaan op externe consultants (andere consultants dan diegenen die geholpen hebben bij het opstellen van de beheersovereenkomsten) om haar beheersovereenkomsten te evalueren en op te stellen. Bij deze opdrachten was voorzien in een eindevaluatie die zes maanden voor het einde van de opdrachten moest worden uitgevoerd:

Het doel van deze opdrachten was om alle onderdelen te evalueren van de beheersovereenkomst, maar ook de invloed van de factoren en omstandigheden van de politieke, institutionele, reglementaire en sociaaleconomische omgeving die een impact konden hebben op de uitvoering ervan. De resultaten van deze evaluatie moesten er mee voor zorgen dat de volgende beheersovereenkomsten konden worden opgesteld.

De huidige beheersovereenkomsten zullen eind 2025 en 2027 worden geëvalueerd.

In antwoord op uw laatste vraagt voert de BGHM tot slot, zoals eerder vermeld, interne evaluaties uit aan het einde van de opdrachten die aan consultants worden toevertrouwd om het welslagen van de uitgevoerde projecten te beoordelen.

Wat betreft het Woningfonds:

Het Fonds doet niet vaak beroep op consultants. Er waren geen consultancyopdrachten in 2023.


Indien het Fonds wel een beroep zou doen op consultants, zou het de consultancyopdracht niet door hetzelfde kantoor laten controleren en zou de audit intern worden uitgevoerd.

Het Fonds doet echter wel een beroep op een externe consultant, met name voor de evaluatie van de resultaten van de beheersovereenkomst aan het einde van de periode, om de objectiviteit van de evaluatie te waarborgen (meest recente geval: beheersovereenkomst 2017-2021, door Isis Consult). Deze beheersovereenkomsten worden daarentegen intern opgesteld.